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Es geht nicht um #OutsidetheInbox und Tools. Es geht um ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit!

10. Februar 2020 Posted by Stefan Pfeiffer

Quer über all Generationen nutzen rund 90 Prozent aller US-Amerikaner weiter E-Mail. Auf diesen Zahlen bin ich einem Artikel auf CMSWire gestoßen. Und auch die Jungen lesen weiter E-Mails. Eine Zeile tiefer in meinem Feedly RSS Reader stoße ich dann auf die Überschrift Personal productivity 2020 – Slack and Microsoft Teams didn’t ruin work – but they didn’t fix work either, ein Beitrag von Jon Reed auf diginomcia. Und ich muss an meinen ehemaligen Kollegen Luis Suarez denken, der das Leben außerhalb des (E-Mail) Posteingangs, Outside the Inbox jahrelang postuliert hat und es mit dem Thema bis in die New York Times geschafft hatte.

Es war einmal … die Vision vom Enterprise 2.0, Social Enterprise, Social Business

Und natürlich denke ich an meine zahllosen Beiträge, in denen ich davor gewarnt habe, E-Mail-Archive und abgeschottete Informationssilos aufzubauen. Große Teile meiner Laufbahn habe ich dafür geworben, Informationen und Wissen zu teilen, in Dokumenten Management Systemen (DMS, ECM) oder in Social Software. Ich habe für PC Docs, FileNet, Connections oder Watson Workspace geworben und versucht die Werkzeuge auch selbst einzusetzen, Vorbild zu sein und andere entsprechend zu motivieren. Die Vision des Enterprise 2.0, wie es einmal Andrew Mcafee definiert hat, fand ich notwendig und ansprechend: „It was the next phase of knowledge management but with freedom, transparency, and the engagement of people.“

Die Begriffe haben sich dann immer mal wieder geändert: Enterprise Collaboration, Social Collaboration, Social Business. Jetzt ist gerade “Digital Workplace” modern und en vogue. Die grundsätzlich ist aber geblieben und noch immer arbeiten wir mehr oder weniger intensiv an der Umsetzung. Oder sollte ich schreiben, noch immer scheitern wir mehr oder weniger deutlich an der Umsetzung?

Nicht neue Tools sind die Lösung für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Anbieter (und ich bekenne mich da durchaus mit schuldig) postulieren immer neue Lösungen. Jetzt sollen Slack und Microsoft Teams die Lösung sein und Microsoft schaltet sogar entsprechende TV-Anzeigen. Und Trello ist das Wundermittel, um Projekte und Aufgaben zu managen, natürlich total agil.

Dion Hinchcliffe identifiziert in seinem Artikel auf ZDNet vier Modelle, die der Digital Workplace organisiert und betrieben werden kann:

  1. Community und Social Business: Aus der Enterprise 2.0-Vision entstanden ist es ein Modell, das stark auf Communities und Social Software setzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Transparent teilen und kommunizieren steht im Mittelpunkt. Klassische Werkzeuge dieser Kategorie sind Jive oder Connections.
  2. Der dokumentenzentrierte Arbeitsplatz: In vielen Unternehmen und Branchen steht immer noch Inhalte (Content) und Dokumente im Zentrum der Arbeit. Sie werden als Lebensader der Arbeit und des Unternehmens angesehen. Klassische Werkzeuge waren oder sind Sharepoint oder Documentum. Anbieter wie Box oder Dropbox sind moderne Wettbewerber in diesem Segment.
  3. Das anbieter-abhängige Modell: Die Diskussion um Best-of-Breed- (nimm immer die besten Produkte für das jeweilige Projekt oder Einsatzgebiet) und Alles-aus -einer-Hand ist nicht neu. Microsoft ist mit Office365 in diesem Umfeld der derzeit klar dominierende Anbieter und bietet ein Portfolio an Produkten. Besonders IT-Abteilungen scheinen dieses Modell zu bevorzugen, denn wie hieß es schon früher, für den Einsatz von Microsoft wird man nicht gefeuert.
  4. Der hybride Digital Workplace, beeinflusst von der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und den Mitarbeitern: Der Geist der Schatten-IT wabert schon geraume Zeit durch Unternehmen. Fachabteilungen und Mitarbeiter nehmen einfach die Tools, die sie mögen und oft aus privater Nutzung auf dem Smartphone oder aus der Cloud kennen, um ihre Arbeit zu erledigen. War die IT-Abteilung ursprünglich gar nicht involviert, so ist unterdessen die Empfehlung, diesen neuartigen Digital Workplace zu kuratieren und orchestrieren – und auf die großen Herausforderungen Datenschutz, Sicherheit und Governance zu achten.

Ich wage die Prognose, dass der Fokus auf Arbeitsplatzwerkzeuge nicht die eigentlichen Probleme lösen werden. Mangelhafte Produktivität am Digital Workplace, fehlendes Knowledge und Innovationsmanagement haben andere Gründe. Es ist ein komische Mixtur aus Gewohnheit und Trägheit der Mitarbeiter:innen, aus hierarchischen Kontroll- und Mikromanagement-Praktiken, die noch immer in Unternehmen vorherrschen. Nur zu oft scheint mir „agile“ nur ein Lippenbekenntnis für mehr Kontrolle zu sein, statt vertrauensvolle Zusammenarbeit und Coaching wirklich zu fördern.

Egal welches Tool: Vom Wildwuchs an Datenbanken, Workspaces und Kanälen

Bei den Tools muss ich an meine eigenen Erfahrungen denken. Was ist der wesentliche Unterschied zwischen den unzähligen Notes-Datenbanken von vor Jahren, den zahllosen Sharepoint-Inseln, den vielen Communities in Connections und heute den immer weiter wachsenden Workspaces und Kanälen auf Slack? Wir generieren immer neue Kanäle und Posteingänge. Wo ist bis heute die Suchmaschine, mit der ich die Informations- und Wissenstöpfe meines Unternehmens durchsuchen kann? Und durch verschärfte Compliance- und Datenschutzanforderungen wird es nicht einfacher.

Ohne gelebte Regeln zu Kommunikation und Zusammenarbeit wird es nichts

Kaum ein Unternehmen hat eine dokumentierte und gelebte Governance, wie welches Tool wofür genutzt werden sollte. So wird Slack zum neuen Posteingang, die Benachrichtigungen laufen im Sekundentakt ein und auch dort werden Dokumente und Dateien gespeichert. Kennen wir doch? Dateianhänge sind der Tod effizienter digitaler Zusammenarbeit, habe ich mal über E-Mail-Attachments geschrieben. Slack ist kein schlechtes Werkzeug. E-Mail ist kein schlechtes Werkzeug. Wie wir die Tools benutzen, ist schlecht. Ohne gelebte Regeln wird es nichts werden und so befinden wir uns noch immer im Kommunikations- und Collaborations-Koma und hatten noch nie wirklich die Kontrolle über unsere Informationen und unser Wissen.

Ich selbst bin weiter ein Freund von Social Software wie Connections als einer Plattform zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Wissen. Die Module sind da: Wiki, Blogs, Communties, Aktivitätenmanagement, Dateiverwaltung, Lesezeichen. Benutzerprofile … Jedoch müsste die Bedienung deutlich modernisiert und vereinfacht werden. Da wurde lange Jahre nichts oder nicht genug gemacht. Und auch ein Slack und E-Mail haben ihre Berechtigung.

Doch STOP. Ich rede schon wieder über Tools. Nochmals: Es geht um ein gemeinsames Verständnis, wie man zusammenarbeitet, wie man führen und teilen, wie offen und transparent man sein will und dann erst darum, welches Werkzeug man wofür nimmt. Dieses Übereinkommen – nennt es von mir aus Vertrag – für Collaboration und Kommunikation sollte in jedem Unternehmen getroffen werden, zwischen Mitarbeitern, Middle Management und Unternehmensführung. Und wo immer möglich, sollten Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner mit einbezogen werden.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von Catkin auf Pixabay

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[DE] E-Mail ist die Merkel der geschäftlichen Kommunikation: Unabwählbar

16. August 2017 Posted by Stefan Pfeiffer

Das Thema E-Mail, E-Mail-Gefängnis, E-Mail-Flut, außerhalb des Posteingangs leben und im eigentlich bessere Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen beschäftigt mich nun schon seit Jahren. Da kommt der Kommentar von Tom Petrocelli auf CMSWire gerade mal wieder recht. Nach seiner Aussage ist und bleibt E-Mail der König der Kommunikation. Und das – muss ich leider zugeben- unumstritten. In Zeiten des Wahlkampfes muss man fast schreiben: E-Mail ist die Merkel der Unternehmenskommunikation. Da weiß man, was man hat.

Keiner liebt eigentlich E-Mail, aber nahezu jeder benutzt sie. Warum? Jeder hat E-Mail. Das gilt gerade in der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg, wo es nicht selbstverständlich ist, dass der Adressat im anderen Geschäft das Kollaborationswerkzeug anwenden darf und kann, dass man gerne nutzen möchte. Kenne ich aus meiner eigenen Praxis mit meinen Agenturen, die ich zwar in unser Enterprise Social Network IBM Connections als Gast einladen kann – aber eben mit eingeschränkter Funktionalität. Wer alles nutzen will, soll (auch bei IBM) zahlen.

Und ein weiteres schlagendes Argument: E-Mail ist einfach. Prinzipiell geht es nur um Senden und Empfangen, vielleicht eine Datei anhängen. Das ist es. Eigentlich muss man nicht mehr wissen. Und viele, ja die meisten Anwender machen nicht viel mehr. Ja, vielleicht sortieren sie E-Mails noch in Ordner, um sie leichter wieder zu finden. Das ist es dann aber meistens schon.

Und Tom Petrocelli schreibt: Keiner verweigert sich E-Mail und postuliert das als einen weiteren riesigen Erfolg. Und es stimmt. Ich erlebe es gerade intern in der IBM, wo die Zahl der Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Kommunikation nicht weniger wird. Wir haben IBM Verse als E-Mail-Klienten. Und das ist E-Mail der nächsten Generation, im Browser, auf einfache Bedienung optimiert, mit dem Paradigma des persönlichen Aufgabenmanagements  und mit immer mehr Funktionen der künstlichen Intelligenz..

[Randbemerkung: Aufgabenmanagement in IBM Verse – Ich kann Dinge, die ich für jemanden erledigen muss oder Aufgaben, die für mich erledigt werden müssen mit einem Klick mit „Abgabetermin“ markieren.]

Für mich ist das nun seit geraumer Zeit der E-Mail-Klient, aber viele Kolleginnen und Kollegen nutzen weiter den IBM Notes-Klienten, weil sie es so gewohnt sind oder weil ihnen niemand IBM Verse richtig nahe bringt.

Daneben gibt es für Instant Messaging oder neudeutsch Chatten IBM Sametime. Zu Chatprogrammen – so nützlich sie während Telefonkonferenzen zur Absprache sind – habe ich persönlich ein gespaltenes Verhältnis. Nur zu oft nerven mich die unterbrechenden, nervig blinkenden Nachrichten. Diese ganze Blink- und Aufpopperei ist eh ein Gräuel.

Rund 10 Jahre lang gehört auch IBM Connections, das Enterprise Social Network der IBM, zu meinen Alltagswerkzeugen. Es ist und war für mich das zentrale Tool zur Zusammenarbeit. In Communities kann ich Personen- oder Projektgruppen zusammenbringen und mit ihnen Informationen teilen. Die Funktionalität und die Zahl der Module sind breit und mächtig: von der Community über den Blog zum Forum und dem Dateimanagement und vielen anderen Modulen.

Die Funktionalität ist – wie sich im Alltag zeigt – zu breit für den normalen Anwender. [Verweis zurück auf die einfache Bedienung von E-Mail.] Wenn man aber die Communities für den Zweck richtig konfiguriert und  vor allem die Benutzer nicht an die Hand nimmt, Community Manager inthronisiert, die coachen, helfen und motivieren. Dann funzt es übrigens auch mit der Zusammenarbeit und dem „Output“.

Unterdessen sind eine Reihe weiterer Werkzeuge zur Zusammenarbeit hinzugekommen. Durch die Allianz der IBM mit Box – wir bieten die Produkte ja auch als IBM an – steht das Tool zur Dokumentenverwaltung allen IBM’ern zur Verfügung. Es erfährt auch durchaus Akzeptanz, denn Dateien teilen und gemeinsam im Zugriff haben, ist nicht nur in der IBM eine tägliche Aufgabe.

[Randbemerkung: Dass man Dateien auch in IBM Connections sehr gut verwalten kann, sei auch erwähnt. Aber offensichtlich sind hier die Optionen zu breit – siehe mein Video – und damit verwirrend, wenn man sie nicht erklärt.]

Und seit geraumer Zeit ist auch Slack als Konversationswerkzeug hinzugekommen. Konversationen sind wohl auch der richtige Begriff, um die Funktionalität zu beschreiben. In Themen- oder Projektkanälen – oder auch in der 1:1 Kommunikation – hat man Unterhaltungen nachvollziehbar („persistent“) im Zugriff. Wir nutzen Slack auch im CIO Kuratorium, um Themen zu sammeln oder uns abzusprechen, wann durch wen welcher Beitrag erscheinen wird und soll.

[Randbemerkung: Dabei muss ich zugeben, dass ich mich mit Slack noch nicht so richtig anfreunden kann, da die Zahl der Teams und Kanäle schnell unübersichtlich wird. Meine Präferenz geht doch eher zu strukturierteren Werkzeugen wie IBM Connections. Interessant wird es, im CIO Kuratorium dann vergleichsweise einmal IBM Watson Workspace zu nutzen, sobald das Tool generell verfügbar ist.]

Alle genannten Werkzeuge können mehr oder weniger mit allen anderen. Box ist in IBM Verse integriert. Slack hat ebenfalls dorthin eine Schnittstelle und so weiter. Integrationen, um bei unserem Merkel-Vergleich zu bleiben Koalitionen sind also möglich, ja eigentlich sogar unausweichlich, denn vielleicht sind die Zeiten der absoluten Mehrheit vorbei. Schon bei E-Mail gibt es CDU und CSU, zwar eine Union, aber doch zwei „Parteien“. Fragt sich also im Unternehmenskontext, wie bunt denn die Koalition werden soll und darf, damit weiter vernünftig regiert werden kann.

Ein Jamaica-Koalition mit E-Mail, Content Services und Konversationswerkzeug? Chat und Enterprise Social Network gehen in die Opposition. Diese Frage muss sich jedes Unternehmen (unabhängig von den hier genannten individuellen Werkzeugen, die in der IBM zum Einsatz kommen) stellen, dabei Anwendungsfälle (wofür will ich die Tools mit wem nutzen), Kommunikationspräferenzen von Mitarbeiter und Generationen sowie auch IT-Aspekte wie Management, Sicherheit und Compliance-Anforderungen in Betracht ziehen. Keine einfache Aufgabe.

Nur eines scheint sicher: Nein, nicht die Rente, aber bis auf weiteres regiert Merkel, äh E-Mail.

(Stefan Pfeiffer)


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[DE] E-Mails nach Feierabend per Gesetz verbieten? Kodex muss genügen!

2. Dezember 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Eine dringende Nachfrage um 20 Uhr, ein Arbeitsauftrag kurz vor Mitternacht – geht es nach dem neuen Chef der Gewerkschaft IG Metall, soll damit bald Schluss sein: Detlef Wetzel will den beruflichen E-Mail- und SMS-Verkehr nach Feierabend unterbinden. Und zwar per Gesetz.

via Detlef Wetzel: Chef der IG Metall will E-Mails nach Feierabend verbieten – SPIEGEL ONLINE.

Ich denke, alle stimmen überein, dass wir Disziplin brauchen und die insbesondere durch mobile Endgeräte kreiierte ständige Verfügbarkeit, besser die Erwartungshaltung, dass Mitarbeiter immer verfügbar sind, eindämmen müssen. Aber ein Gesetz? Wieder mal  typisch deutsch und aus meiner Sicht ‘over the top’, ohne die Ernsthaftigkeit der Herausforderung klein reden zu wollen.

Ich bin da eher beim Arbeitsministerium. Ein Kodex, der auch eingehalten wird, muss genügen:

Auch die bisherige Arbeitsministerin Ursula von der Leyen hatte sich prinzipiell gegen E-Mails nach Dienstschluss ausgesprochen, eine gesetzliche Regelung aber gescheut. Dafür gilt in ihrem Ministerium seit 2012 ein Kodex, wonach Führungskräfte ihre Mitarbeiter nur noch “in begründeten Ausnahmefällen” in ihrer Freizeit durch E-Mails oder Anrufe stören dürfen.Zugleich soll keiner benachteiligt werden, der außerhalb seiner Arbeitszeit etwa sein Handy “abschaltet oder Nachrichten nicht abruft”.

via Detlef Wetzel: Chef der IG Metall will E-Mails nach Feierabend verbieten – SPIEGEL ONLINE.


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[EN] Communication and Collaboration today: The Multitasking Generation in the Multichannel Age of Multimedia distraction

21. Oktober 2013 Posted by StefanP.

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Recently, a number of different events have rekindled my concern about the information overload and the large number of information channels. The era of the e-mail generation is coming to an end, even if the daily deluge of e-mails is actually growing rather than ebbing. Now people talk about the Facebook generation, although this term should be understood in a broader sense than just of using this social network in the technical sense. It is much more about the multitasking generation in a multichannel age characterized by the risk of multimedia distraction and by constant exposure to information. Facebook (and other social networks) certainly play (or played) an important role in changing communications behavior, and for quite a while it was the younger generation in particular that primarily used Facebook as a communication medium and turned their back on traditional e-mail. This phase is (allegedly) already over. People say Facebook is “out.” Instead, tools like WhatsApp continue to attract record numbers of private users.

But it would be a big mistake to assume that e-mail has replaced Facebook or that WhatsApp has made Facebook obsolete. All of these channels continue to co-exist alongside one another. And e-mail, Facebook and WhatsApp are just part of the picture. There are also instant messaging (chatting), Skyping, texting, Xing, LinkedIn, Twitter, Pinterest and many more tools. Of course, not everyone uses all of these channels, but it is beyond dispute that more types of channels will emerge in both the private and professional worlds. This poses huge, underappreciated challenges for users in terms of how they process information and conduct communications.

A story from the hustle and bustle of everyday life is relevant here: My wife, who works in the cultural sector, called a German museum and inquired if her e-mail had been received and why no one had replied. A member of the administrative staff answered in a broad Swabian accent: “We don’t read e-mails. There are just too many of them.” This statement may seem comical but it contains a kernel of truth. The sheer number of messages and the abundance of different channels put considerable demands on users and can even be overwhelming. And I believe that when it comes to teaching media competence in schools and universities as well as companies, we are still failing on a grand scale. Who has ever been taught how to use e-mail sensibly and productively? Many users constantly check their e-mails instead of visiting their inbox at regular intervals. The consequences of such behavior are that people often don’t work for longer periods at a stretch, have a hard time getting into the rhythm of work or are constantly being interrupted. This all goes hand in hand with a significant loss of productivity.

Today, e-mail is by far not the only way I receive messages. Work-related messages reach me via business networks like Xing or LinkedIn as well as through Facebook. And “direct messages” in 140-character format increasingly trickle in on Twitter. These messages used to be sent by e-mail. Senders normally choose their preferred channel and contact me that way. Can I ignore the messages like the administrative staff quoted above did? Probably not. The situation becomes even more complex as professional and personal communications channels overlap more and more. Although I use Facebook mostly “privately,” I am also connected on the network with colleagues and acquaintances from my professional activities. So I don’t just receive personal messages there.

But it’s not just that messages reach me asynchronously. Before my former employer was acquired by IBM in 2007, my chats were only of a personal nature. Even back then it was commonplace at IBM for staff to use the company’s own instant messaging tool Sametime. It’s a given that employees and management are logged in to Sametime. Statistics show that 100,000 of the some 400,000 IBMers are almost always online and can be directly contacted in real time via chat (unless they have set their status to “Do not disturb”). The advantage is that you see who is available and which employees worldwide, even those in other time zones, you can contact to find out information. The risk is that your work is constantly being interrupted by an incoming chat message. So are users being taught when to engage in chats and when to check e-mails – that is, when real-time communications make sense and when time-shifted communications are best? The answer is, for the most part, no. You (hopefully) learn on your own. If not, there is great potential for disruptions and “incorrect” usage of these communication channels.

It’s not only the channels, however, that are becoming ever more diverse. In the past, you could only be reached in the office by e-mail at normal working hours. Then laptops and notebooks came on the scene, which allowed you to check and respond to e-mails at home and on the go. Who can actually still remember the immensely melodic beeps and hissing of a dial-up modem? Soon afterwards BlackBerry phones became the status symbol of an entire generation of managers. E-mails on the mobile phone, anywhere and anytime. Progress indeed. But that’s old hat today. Receiving e-mails on cell phones is now standard. And it’s no longer just e-mails. Other services from chatting to social networks have also made the move to smart phones and tablets: Sametime – IBM’s chat program – can be used on iPads, iPhones and other types of devices. You can now participate in online meetings via mobile devices. And, of course, social software is available on these devices. Not just tools like Facebook, Twitter or Xing, but also “secure” business software like our IBM Connections run on all relevant mobile devices, and from these you can access all the data that is stored in the company’s internal social network.

So there’s an ever-increasing number of channels and apps and, on top of that, you can be reached anytime, on the go, also in your car, which is becoming a wireless hotspot and has software that reads your e-mails aloud. And now we come to the next trend. It’s no longer about messages in text format. Audio – the reading aloud of e-mails – and especially video are taking over the world of communications. Skyping or FaceTiming is the “in” way to communicate with friends and family, and even in the corporate world people are asking with increasing frequency to meet via video conferencing and video calling, especially when travelling is less common due to financial reasons. I’m personally not a fan of this (I work from a home office, and it’s nice not always having to be well groomed and smartly dressed), but the trend is unstoppable.

What role does “traditional” e-mail have to play in a scenario where you can be reached via a wide variety of communications channels, anywhere on any device, per text, audio and video? A colleague of mine, Luis Suarez, has been positing a life “outside the inbox” for several years now, and has even made it into the New York Times with this approach. He mainly uses instant messaging and the telephone, and is a vehement advocate of IBM Connections, the social software that IBM uses internally and also successfully sells to external organizations. For Luis, who has been exploring issues related to knowledge management for quite some time, it’s mostly about sharing information transparently and exchanging and discussing creative ideas in business environments. Many of the reasons that he gives are nothing new: a company’s knowledge assets don’t belong in personal e-mail silos that only their owners can access. Whoever uses e-mail to manage tasks and projects is always faced with huge challenges when new employees join a project. On the other hand, if you work with project communities or activities, you can immediately provide new employees with the current status and all relevant information. The knowledge gained from the project and the related documentation don’t disappear in the nowhereville of an e-mail folder or in files strewn about and saved helter-skelter somewhere, but remain instead – in the best practice scenario – the company’s storehouse of knowledge and are accessible anytime.

Sharing information in such a transparent way and engaging in constructive dialogue has a direct impact on a company’s culture. The new method of working breaks down familiar barriers and hierarchies, and encourages collaborative thinking and teamwork. What if even the board of directors supports and participates in this initiative, what if the CEO no longer distributes messages by e-mail but rather publishes them in a blog post in the company’s social network and explicitly calls on employees to leave comments and engage in discussions – well, all of this points to a different style of leadership. Ginni Rometty is actively promoting such a change of culture at IBM and has challenged management and staff to embark down the road of social business together.

But let’s go back to the much-adored e-mail. Is the end of the e-mail now upon us? Certainly not. However, e-mail must take on a different role. E-mail will become your personal messaging center or even your processing hub. Other systems notify users via e-mail. My Fritzbox router automatically sends any voicemails message I receive to my e-mail inbox, and I can listen to them anywhere, on any of my devices, even when I’m not at home. Twitter and Facebook notifies me when a post was commented or retweeted. IBM Connections sends me a daily summary of what happened in my network in the last 24 hours. But it’s not just about notifications. Systems like IBM Connections also send me tasks that I can edit in my Notes 9 client without switching to the source system – Connections in this instance. The e-mail inbox is evolving into a stream of messages and activities that are personally relevant to me. However, e-mail is – apart from messages and information of a personal nature – no longer the main point of storage.

To sum up everything discussed in this post, we currently see the following trends:

  • Synchronous and asynchronous communications channels, both personal and professional, are growing in number. There is no longer “the” inbox or “the” communications channel.

  • The boundaries between personal and professional communications channels have become blurred and often overlap.

  • We can be reached anytime today on a host of devices – from smart phones to tablets to computers – via a host of applications.

  • Today’s messages are no longer delivered just in text format. Audio and especially video are on the rise.

  • Social networks and social channels have become firm fixtures on the communications landscape, both in our private lives and within companies. They not only make communications public and transparent, but also change communications behavior and challenge established hierarchies.

  • E-mail is not going to disappear; it is now the main processing terminal for communications and no longer a place where information is stored.

All of these trends underscore the necessity and urgency of developing media and communications competencies in both the personal and professional realms. Intelligently handling the different channels and the flood of information will become one of the core skills of our time.


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Kommunikation und Zusammenarbeit heute: Die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung

27. August 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Die Tage treibt mich zu diversen Anlässen mal wieder das Thema Informationsflut und Vielfalt der Informationskanäle um. Die Zeit der Generation E-Mail läuft ab, auch wenn die Flut von E-Mails nicht ab-, eher zunimmt. Nun spricht man von der Generation Facebook, doch der Begriff ist zu kurz gegriffen, wenn man es auf die technische Nutzung dieses sozialen Netzwerks beschränkt. Vielmehr geht es um die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung und Informationsberieselung. Sicherlich spielt (oder spielte) Facebook (und andere soziale Netzwerke) für den Wandel des Kommunikationsverhaltens eine wichtige Rolle und eine Zeit lang nutzten gerade die Jüngeren primär Facebook als Nachrichtenkanal (und vernachlässigten klassische E-Mail). Das ist (angeblich) schon wieder vorbei. Facebook soll jetzt out sein. Stattdessen feiern Tools wie WhatsApp im privaten Umfeld immer neue Rekordzahlen.

Doch weit gefehlt davon auszugehen, dass Facebook E-Mail ersetzt hat oder WhatsApp Facebook überflüssig macht. Nein, all diese,Kanäle bleiben nebeneinander bestehen. Und mit E-Mail, Facebook und WhatsApp ist es nicht getan. Instant Messaging (Chatten), Skypen, SMS, Xing, Linkedin, Twitter, Pinterest und viele andere Tools kommen dazu. Natürlich nutzt nicht jeder jeden Kanal, aber unbestritten ist, dass es mehr Kanäle werden, privat und im beruflichen Umfeld. Dies stellt grosse, bisher unterschätzte Herausforderungen an die Nutzer, deren Informationsverarbeitung und Kommunikationsverhalten.

Da passt eine Geschichte aus dem prallen Leben hinzu: Meine Frau, die in der Kultur tätig ist, rief ein deutsches Museum an und fragte, ob man dort die E-Mail gelesen habe und warum man nicht antworte. Die Antwort der Sekretariatskraft in echt schwäbischem Akzent: “Mir lese net E-Mails. Das sind doch so viele.” Es steckt ein wahrer Kern hinter dieser Aussage. Die schiere Zahl der Nachrichten und die Vielzahl der Kanäle fordert, ja überfordert viele Anwender. Und ich glaube, dass wir beim Thema Vermitteln von Medienkompetenz noch immer in großem Umfang versagen, in Schule und Universitäten wie in Unternehmen. Wer hat schon beigebracht bekommen, wie man E-Mail sinnvoll und produktiv nutzt? Viele Nutzer schauen noch immer ständig und gebannt in ihren E-Mail-Posteingang statt nur zu definierten Zeiten ihre elektronische Post zu checken. Die Folgen solcher Verhaltensweisen sind, dass oft nicht am Stück gearbeitet wird, der Arbeitsfluss nicht in Gang kommt oder laufend unterbrochen wird. Damit einher geht ein deutlicher Produktivitätsverlust.

Unterdessen kommen Nachrichten schon lange nicht mehr nur per E-Mail an. Beruflich relevante Nachrichten erreichen mich Businessnetzwerke wie Xing oder LinkedIn ebenso wie über Facebook. Und auch in Twitter tröpfeln vermehrt “Direct Messages” im 140 Zeichen-Format ein. Früher waren das mal E-Mails. Die Sender wählen meist nach ihren persönlichen Vorlieben den Kanal aus und kontaktieren mich darüber. Kann ich die Nachrichten ignorieren, wie es oben zitierte Sekretariatskraft vorschlägt? Eher nicht. Die Situation wird noch komplexer, da sich berufliche und private Kommunikationskanälemenr und mehr überlappen. Obwohl ich Facebook unterdessen weitgehend “privat” nutze, bin ich dort auch mit Kollegen und Bekannten aus dem beruflichen Kontext vernetzt. Und so erreichen mich nicht nur private Nachrichten.

Aber nicht genug mit Nachrichten, die asynchron bei mir aufschlagen. Bevor mein damaliger Arbeitgeber 2007 von IBM übernommen wurde, habe ich nur privat gechattet. In der IBM war Instant Messaging mit dem eigenen Produkt Sametime schon damals gang und gäbe. Es ist selbstverständlich, dass Mitarbeiter und Management in Sametime angemeldet sind. Die Statistiken sagen, das fast immer 100.000 der rund 400.000 IBMer online sind und direkt in Echtzeit angechattet werden können (so sie sich nicht auf “Bitte nicht stören” gesetzt haben). Der Vorteil ist, dass man sieht, wer verfügbar ist, und in Echtzeit welweit eine Auskunft auch von Mitarbeitern in anderen Zeitzonen einholen kann. Das Risiko ist, dass man durch eine eingehende Chatnachricht in seiner Arbeit unterbrochen wird. Wird den Nutzern aber beigebracht, wann sie nun jemanden anchatten und wann sie e-mailen sollen, wann Echtzeitkommunikation und wann zeitlich versetzte Kommunikation Sinn macht? In der Regel nein. Man bringt es sich (hoffentlich) selbst bei. Oder auch nicht. Und dann sind eben latente Störungen und “falsche” Nutzung der Kanäle die Folge.

Doch nicht nur die Kanäle werden immer vielfältiger. Früher war man nur im Büro während der normalen Arbeitszeit per E-Mail erreichbar. Dann kamen Laptops und Notebooks ins Spiel, mit denen man von daheim und unterwegs E-Mails abrufen konnte. Wer kennt eigentlich noch das ungemein melodiöse Fiepen eines Modems? Bald danach tauchten Blackberries als Statussymbol einer ganzen Managergeneration auf. E-Mails auf dem Mobiltelefon, überall und jederzeit. Welch ein Fortschritt. Heute kalter Kaffee. E-Mails auf dem Handy sind jetzt Standard. Und nicht mehr nur E-Mails. Auch andere Dienste vom Chatten bis zum sozialen Netzwerk halten Einzug auf den Smart Phones und Tablets: Sametime – das Chatprogramm der IBM – gibt es auch auf iPad, iPhone und anderen Gerätetypen. Über die mobilen Geräte kann man an Online Meetings teilnehmen. Und natürlich ist auch Social Software darauf verfügbar. Nicht nur Tools wie Facebook, Twitter oder Xing. auch “sichere” Unternehmenssoftware wie unser IBM Connections laufen auf allen relevanten mobilen Geräten und man kann darüber auf alle Daten zugreifen, die im unternehmensinternen sozialen Netzwerk gespeichert sind.

Also immer mehr Kanäle, immer mehr Apps und über all das hinweg ist man jederzeit erreichbar, mobil, auch im Auto, das zum W-LAN-Hotspot wird und dessen Software einem seine E-Mails vorliest. Und da haben wir schon den nächsten Trend. Es geht schon lange nicht mehr nur um Nachrichten als Text. Audio – die vorgelesene E-Mail – und vor allem Video erobern die Kommunikationswelt. Skypen oder Facetimen ist im privaten Umfeld in und auch im Unternehmenskontext wird in Zeiten, in denen aus Kostengründen weniger gereist werden darf, immer mehr nach Videokonferenzen und -telefonaten gefragt. Ich persönlich bin kein Freund davon  (weil ich es geniesse, gerade im Home Office mal nicht geschniegelt und gestriegelt sein zu müssen), aber der Trend ist wohl unaufhaltsam.

Welche Rolle wird nun die “klassische” E-Mail in diesem Szenario, in dem man über verschiedenste Kommunikationskanäle überall auf jedem beliebigen Gerät per Text, Audio oder Video erreichbar ist, spielen? Mein Kollege Luis Suarez postuliert nun schon seit Jahren ein Leben “outside the Inbox”, ein Leben ohne E-Mail, und hat es mit diesem Ansatz sogar in die New York Times geschafft. Er nutzt vor allem Instant Messaging, Telefon und ist ein vehementer Verfechter von IBM Connections, der Social Software, die IBM intern einsetzt und auch erfolgreich extern verkauft. Luis, der sich schon lange mit dem Thema Wissensmanagement auseinandersetzt, geht es vor allem um das transparente Teilen von Informationen und den kreativen Austausch und Dialog im Unternehmen. Viele der Gründe, die er anführt, sind nicht neu: Unternehmenswissen gehört nicht in persönliche E-Mailsilos, auf die nur der Besitzer zugreifen kann. Wer E-Mail zum Managen von Aufgaben und Projekten nutzt, hat immer große Herausforderungen, wenn neue Mitarbeiter in ein Projekt kommen. Wer dagegen mit Projektcommunities oder Aktivitäten arbeitet, kann neuen Mitarbeitern sofort den aktuellen Stand mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen. Die gewonnene Projekterfahrung und deren Dokumentation verschwindet nicht im E-Mail-Ordner-Nirgendwo und irgendwo verstreut gespeicherten Dateien, sondern bleibt stattdessen – im besten Fall als Best Practise – im jederzeit zugreifbaren Wissensspeicher des Unternehmens.

Ein solches transparentes Teilen von Informationen und der konstruktive Austausch hat direkten Einfluss auf die Unternehmenskultur. Die neue Arbeitweise reisst gewohnte Mauern und Hierarchien nieder, ermuntert zum Mitdenken und Mitarbeiten. Wenn gar der Vorstand dies unterstützt oder gar treibt, der CEO seine Nachrichten nicht mehr per E-Mail verteilt, sondern diese in einem Blogbeitrag im sozialen Netzwerk des Unternehmens veröffentlicht und explizit wünscht, dass kommentiert und diskutiert wird, demonstriert das einen anderen Führungsstil. Ginni Rometti forciert gerade diesen Kulturwandel in der IBM und fordert Management und Mitarbeiter auf, gemeinsam den Weg zum Social Business zu gehen.

Doch zurück zur geliebten E-Mail. Ist jetzt das Ende der E-Mail gekommen ist? Sicher nicht. E-Mail sollte aber eine andere Rolle einnehmen. E-Mail wird zu wird zu einer persönlichen Benachrichtungs- oder sogar Bearbeitungszentrale. Andere Systeme benachrichtigen den Nutzer per E-Mail. Meine Fritzbox schickt mir die Nachrichten von meinem Anrufbeantworter per E-Mail zu und ich kann sie überall auf meinen Geräten anhören, auch wenn ich nicht zuhause bin. Twitter oder Facebook benachrichtigen mich, wenn ein Beitrag kommentiert oder retweetet wurde. IBM Connections sendet mir täglich eine Zusammenfassung, was in den letzten 24 Stunden in meinem Netzwerk passiert ist. Aber es geht nicht nur um Benachrichtigungen. Systeme wie IBM Connections schicken mir auch Aufgaben, die ich direkt in meinem Notes 9-Klienten bearbeiten kann, ohne in das Quellsystem – in diesem Fall Connections – zu wechseln. Der E-Mail Postkorb mausert sich zu einem Strom von Nachrichten und Aktktivtäten, die für mich persönlich relevant sind. Die E-Mail ist aber – bis auf persönliche Nachrichten und  Informationen – nicht mehr der zentrale Speicherort.

Um es nochmals zusammenzufassen. Folgende Trends beobachten wir derzeit:

  • Die Zahl der synchronen und asynchronen Kommunikationskanäle nimmt privat und beruflich zu. Es gibt nicht mehr DEN einen Posteingang und DEN einen Kommunikationskanal.
  • Oft verschwimmen und überlappen sich die privaten und beruflichen Kommunikatioonskanäle.
  • Wir sind heute auf einer Vielzahl von Devices – von Smart Phone über Tablet bis Computer – über eine Vielzahl von Anwendungen jederzeit erreichbar.
  • Nachrichten sind heute nicht mehr nur Text. Audio und besonders Video sind auf dem Vormarsch.
  • Soziale Netzwerke und Kanäle sind nicht mehr wegzudiskutierende Kommunikationsplätze, privat und im Unternehmen. Sie machen Kommunikation öffentlich und transparent, verändern Kommunikationsverhalten, stellen althergebrachte Hierarchien in Frage.
  • E-Mail wird nicht verschwinden, ist aber primär Umschlagplatz und nicht mehr Hort der Informationen

All diese Trends bekräftigen die Notwendigkeit und die Dringlichkeit, privat und beruflich Medien- und Kommunikationskompetenz aufzubauen. Der Umgang mit Kanälen und mit Informationsflut wird zu einer Kernkompetenz unserer heutigen Zeit.

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Kommunikation und Zusammenarbeit heute: Die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung

27. August 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Die Tage treibt mich zu diversen Anlässen mal wieder das Thema Informationsflut und Vielfalt der Informationskanäle um. Die Zeit der Generation E-Mail läuft ab, auch wenn die Flut von E-Mails nicht ab-, eher zunimmt. Nun spricht man von der Generation Facebook, doch der Begriff ist zu kurz gegriffen, wenn man es auf die technische Nutzung dieses sozialen Netzwerks beschränkt. Vielmehr geht es um die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung und Informationsberieselung. Sicherlich spielt (oder spielte) Facebook (und andere soziale Netzwerke) für den Wandel des Kommunikationsverhaltens eine wichtige Rolle und eine Zeit lang nutzten gerade die Jüngeren primär Facebook als Nachrichtenkanal (und vernachlässigten klassische E-Mail). Das ist (angeblich) schon wieder vorbei. Facebook soll jetzt out sein. Stattdessen feiern Tools wie WhatsApp im privaten Umfeld immer neue Rekordzahlen.

Doch weit gefehlt davon auszugehen, dass Facebook E-Mail ersetzt hat oder WhatsApp Facebook überflüssig macht. Nein, all diese,Kanäle bleiben nebeneinander bestehen. Und mit E-Mail, Facebook und WhatsApp ist es nicht getan. Instant Messaging (Chatten), Skypen, SMS, Xing, Linkedin, Twitter, Pinterest und viele andere Tools kommen dazu. Natürlich nutzt nicht jeder jeden Kanal, aber unbestritten ist, dass es mehr Kanäle werden, privat und im beruflichen Umfeld. Dies stellt grosse, bisher unterschätzte Herausforderungen an die Nutzer, deren Informationsverarbeitung und Kommunikationsverhalten.

Da passt eine Geschichte aus dem prallen Leben hinzu: Meine Frau, die in der Kultur tätig ist, rief ein deutsches Museum an und fragte, ob man dort die E-Mail gelesen habe und warum man nicht antworte. Die Antwort der Sekretariatskraft in echt schwäbischem Akzent: “Mir lese net E-Mails. Das sind doch so viele.” Es steckt ein wahrer Kern hinter dieser Aussage. Die schiere Zahl der Nachrichten und die Vielzahl der Kanäle fordert, ja überfordert viele Anwender. Und ich glaube, dass wir beim Thema Vermitteln von Medienkompetenz noch immer in großem Umfang versagen, in Schule und Universitäten wie in Unternehmen. Wer hat schon beigebracht bekommen, wie man E-Mail sinnvoll und produktiv nutzt? Viele Nutzer schauen noch immer ständig und gebannt in ihren E-Mail-Posteingang statt nur zu definierten Zeiten ihre elektronische Post zu checken. Die Folgen solcher Verhaltensweisen sind, dass oft nicht am Stück gearbeitet wird, der Arbeitsfluss nicht in Gang kommt oder laufend unterbrochen wird. Damit einher geht ein deutlicher Produktivitätsverlust.

Unterdessen kommen Nachrichten schon lange nicht mehr nur per E-Mail an. Beruflich relevante Nachrichten erreichen mich Businessnetzwerke wie Xing oder LinkedIn ebenso wie über Facebook. Und auch in Twitter tröpfeln vermehrt “Direct Messages” im 140 Zeichen-Format ein. Früher waren das mal E-Mails. Die Sender wählen meist nach ihren persönlichen Vorlieben den Kanal aus und kontaktieren mich darüber. Kann ich die Nachrichten ignorieren, wie es oben zitierte Sekretariatskraft vorschlägt? Eher nicht. Die Situation wird noch komplexer, da sich berufliche und private Kommunikationskanälemenr und mehr überlappen. Obwohl ich Facebook unterdessen weitgehend “privat” nutze, bin ich dort auch mit Kollegen und Bekannten aus dem beruflichen Kontext vernetzt. Und so erreichen mich nicht nur private Nachrichten.

Aber nicht genug mit Nachrichten, die asynchron bei mir aufschlagen. Bevor mein damaliger Arbeitgeber 2007 von IBM übernommen wurde, habe ich nur privat gechattet. In der IBM war Instant Messaging mit dem eigenen Produkt Sametime schon damals gang und gäbe. Es ist selbstverständlich, dass Mitarbeiter und Management in Sametime angemeldet sind. Die Statistiken sagen, das fast immer 100.000 der rund 400.000 IBMer online sind und direkt in Echtzeit angechattet werden können (so sie sich nicht auf “Bitte nicht stören” gesetzt haben). Der Vorteil ist, dass man sieht, wer verfügbar ist, und in Echtzeit welweit eine Auskunft auch von Mitarbeitern in anderen Zeitzonen einholen kann. Das Risiko ist, dass man durch eine eingehende Chatnachricht in seiner Arbeit unterbrochen wird. Wird den Nutzern aber beigebracht, wann sie nun jemanden anchatten und wann sie e-mailen sollen, wann Echtzeitkommunikation und wann zeitlich versetzte Kommunikation Sinn macht? In der Regel nein. Man bringt es sich (hoffentlich) selbst bei. Oder auch nicht. Und dann sind eben latente Störungen und “falsche” Nutzung der Kanäle die Folge.

Doch nicht nur die Kanäle werden immer vielfältiger. Früher war man nur im Büro während der normalen Arbeitszeit per E-Mail erreichbar. Dann kamen Laptops und Notebooks ins Spiel, mit denen man von daheim und unterwegs E-Mails abrufen konnte. Wer kennt eigentlich noch das ungemein melodiöse Fiepen eines Modems? Bald danach tauchten Blackberries als Statussymbol einer ganzen Managergeneration auf. E-Mails auf dem Mobiltelefon, überall und jederzeit. Welch ein Fortschritt. Heute kalter Kaffee. E-Mails auf dem Handy sind jetzt Standard. Und nicht mehr nur E-Mails. Auch andere Dienste vom Chatten bis zum sozialen Netzwerk halten Einzug auf den Smart Phones und Tablets: Sametime – das Chatprogramm der IBM – gibt es auch auf iPad, iPhone und anderen Gerätetypen. Über die mobilen Geräte kann man an Online Meetings teilnehmen. Und natürlich ist auch Social Software darauf verfügbar. Nicht nur Tools wie Facebook, Twitter oder Xing. auch “sichere” Unternehmenssoftware wie unser IBM Connections laufen auf allen relevanten mobilen Geräten und man kann darüber auf alle Daten zugreifen, die im unternehmensinternen sozialen Netzwerk gespeichert sind.

Also immer mehr Kanäle, immer mehr Apps und über all das hinweg ist man jederzeit erreichbar, mobil, auch im Auto, das zum W-LAN-Hotspot wird und dessen Software einem seine E-Mails vorliest. Und da haben wir schon den nächsten Trend. Es geht schon lange nicht mehr nur um Nachrichten als Text. Audio – die vorgelesene E-Mail – und vor allem Video erobern die Kommunikationswelt. Skypen oder Facetimen ist im privaten Umfeld in und auch im Unternehmenskontext wird in Zeiten, in denen aus Kostengründen weniger gereist werden darf, immer mehr nach Videokonferenzen und -telefonaten gefragt. Ich persönlich bin kein Freund davon  (weil ich es geniesse, gerade im Home Office mal nicht geschniegelt und gestriegelt sein zu müssen), aber der Trend ist wohl unaufhaltsam.

Welche Rolle wird nun die “klassische” E-Mail in diesem Szenario, in dem man über verschiedenste Kommunikationskanäle überall auf jedem beliebigen Gerät per Text, Audio oder Video erreichbar ist, spielen? Mein Kollege Luis Suarez postuliert nun schon seit Jahren ein Leben “outside the Inbox”, ein Leben ohne E-Mail, und hat es mit diesem Ansatz sogar in die New York Times geschafft. Er nutzt vor allem Instant Messaging, Telefon und ist ein vehementer Verfechter von IBM Connections, der Social Software, die IBM intern einsetzt und auch erfolgreich extern verkauft. Luis, der sich schon lange mit dem Thema Wissensmanagement auseinandersetzt, geht es vor allem um das transparente Teilen von Informationen und den kreativen Austausch und Dialog im Unternehmen. Viele der Gründe, die er anführt, sind nicht neu: Unternehmenswissen gehört nicht in persönliche E-Mailsilos, auf die nur der Besitzer zugreifen kann. Wer E-Mail zum Managen von Aufgaben und Projekten nutzt, hat immer große Herausforderungen, wenn neue Mitarbeiter in ein Projekt kommen. Wer dagegen mit Projektcommunities oder Aktivitäten arbeitet, kann neuen Mitarbeitern sofort den aktuellen Stand mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen. Die gewonnene Projekterfahrung und deren Dokumentation verschwindet nicht im E-Mail-Ordner-Nirgendwo und irgendwo verstreut gespeicherten Dateien, sondern bleibt stattdessen – im besten Fall als Best Practise – im jederzeit zugreifbaren Wissensspeicher des Unternehmens.

Ein solches transparentes Teilen von Informationen und der konstruktive Austausch hat direkten Einfluss auf die Unternehmenskultur. Die neue Arbeitweise reisst gewohnte Mauern und Hierarchien nieder, ermuntert zum Mitdenken und Mitarbeiten. Wenn gar der Vorstand dies unterstützt oder gar treibt, der CEO seine Nachrichten nicht mehr per E-Mail verteilt, sondern diese in einem Blogbeitrag im sozialen Netzwerk des Unternehmens veröffentlicht und explizit wünscht, dass kommentiert und diskutiert wird, demonstriert das einen anderen Führungsstil. Ginni Rometti forciert gerade diesen Kulturwandel in der IBM und fordert Management und Mitarbeiter auf, gemeinsam den Weg zum Social Business zu gehen.

Doch zurück zur geliebten E-Mail. Ist jetzt das Ende der E-Mail gekommen ist? Sicher nicht. E-Mail sollte aber eine andere Rolle einnehmen. E-Mail wird zu wird zu einer persönlichen Benachrichtungs- oder sogar Bearbeitungszentrale. Andere Systeme benachrichtigen den Nutzer per E-Mail. Meine Fritzbox schickt mir die Nachrichten von meinem Anrufbeantworter per E-Mail zu und ich kann sie überall auf meinen Geräten anhören, auch wenn ich nicht zuhause bin. Twitter oder Facebook benachrichtigen mich, wenn ein Beitrag kommentiert oder retweetet wurde. IBM Connections sendet mir täglich eine Zusammenfassung, was in den letzten 24 Stunden in meinem Netzwerk passiert ist. Aber es geht nicht nur um Benachrichtigungen. Systeme wie IBM Connections schicken mir auch Aufgaben, die ich direkt in meinem Notes 9-Klienten bearbeiten kann, ohne in das Quellsystem – in diesem Fall Connections – zu wechseln. Der E-Mail Postkorb mausert sich zu einem Strom von Nachrichten und Aktktivtäten, die für mich persönlich relevant sind. Die E-Mail ist aber – bis auf persönliche Nachrichten und  Informationen – nicht mehr der zentrale Speicherort.

Um es nochmals zusammenzufassen. Folgende Trends beobachten wir derzeit:

  • Die Zahl der synchronen und asynchronen Kommunikationskanäle nimmt privat und beruflich zu. Es gibt nicht mehr DEN einen Posteingang und DEN einen Kommunikationskanal.
  • Oft verschwimmen und überlappen sich die privaten und beruflichen Kommunikatioonskanäle.
  • Wir sind heute auf einer Vielzahl von Devices – von Smart Phone über Tablet bis Computer – über eine Vielzahl von Anwendungen jederzeit erreichbar.
  • Nachrichten sind heute nicht mehr nur Text. Audio und besonders Video sind auf dem Vormarsch.
  • Soziale Netzwerke und Kanäle sind nicht mehr wegzudiskutierende Kommunikationsplätze, privat und im Unternehmen. Sie machen Kommunikation öffentlich und transparent, verändern Kommunikationsverhalten, stellen althergebrachte Hierarchien in Frage.
  • E-Mail wird nicht verschwinden, ist aber primär Umschlagplatz und nicht mehr Hort der Informationen

All diese Trends bekräftigen die Notwendigkeit und die Dringlichkeit, privat und beruflich Medien- und Kommunikationskompetenz aufzubauen. Der Umgang mit Kanälen und mit Informationsflut wird zu einer Kernkompetenz unserer heutigen Zeit.

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27. August 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

Die Tage treibt mich zu diversen Anlässen mal wieder das Thema Informationsflut und Vielfalt der Informationskanäle um. Die Zeit der Generation E-Mail läuft ab, auch wenn die Flut von E-Mails nicht ab-, eher zunimmt. Nun spricht man von der Generation Facebook, doch der Begriff ist zu kurz gegriffen, wenn man es auf die technische Nutzung dieses sozialen Netzwerks beschränkt. Vielmehr geht es um die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung und Informationsberieselung. Sicherlich spielt (oder spielte) Facebook (und andere soziale Netzwerke) für den Wandel des Kommunikationsverhaltens eine wichtige Rolle und eine Zeit lang nutzten gerade die Jüngeren primär Facebook als Nachrichtenkanal (und vernachlässigten klassische E-Mail). Das ist (angeblich) schon wieder vorbei. Facebook soll jetzt out sein. Stattdessen feiern Tools wie WhatsApp im privaten Umfeld immer neue Rekordzahlen.

Doch weit gefehlt davon auszugehen, dass Facebook E-Mail ersetzt hat oder WhatsApp Facebook überflüssig macht. Nein, all diese,Kanäle bleiben nebeneinander bestehen. Und mit E-Mail, Facebook und WhatsApp ist es nicht getan. Instant Messaging (Chatten), Skypen, SMS, Xing, Linkedin, Twitter, Pinterest und viele andere Tools kommen dazu. Natürlich nutzt nicht jeder jeden Kanal, aber unbestritten ist, dass es mehr Kanäle werden, privat und im beruflichen Umfeld. Dies stellt grosse, bisher unterschätzte Herausforderungen an die Nutzer, deren Informationsverarbeitung und Kommunikationsverhalten.

Da passt eine Geschichte aus dem prallen Leben hinzu: Meine Frau, die in der Kultur tätig ist, rief ein deutsches Museum an und fragte, ob man dort die E-Mail gelesen habe und warum man nicht antworte. Die Antwort der Sekretariatskraft in echt schwäbischem Akzent: “Mir lese net E-Mails. Das sind doch so viele.” Es steckt ein wahrer Kern hinter dieser Aussage. Die schiere Zahl der Nachrichten und die Vielzahl der Kanäle fordert, ja überfordert viele Anwender. Und ich glaube, dass wir beim Thema Vermitteln von Medienkompetenz noch immer in großem Umfang versagen, in Schule und Universitäten wie in Unternehmen. Wer hat schon beigebracht bekommen, wie man E-Mail sinnvoll und produktiv nutzt? Viele Nutzer schauen noch immer ständig und gebannt in ihren E-Mail-Posteingang statt nur zu definierten Zeiten ihre elektronische Post zu checken. Die Folgen solcher Verhaltensweisen sind, dass oft nicht am Stück gearbeitet wird, der Arbeitsfluss nicht in Gang kommt oder laufend unterbrochen wird. Damit einher geht ein deutlicher Produktivitätsverlust.

Unterdessen kommen Nachrichten schon lange nicht mehr nur per E-Mail an. Beruflich relevante Nachrichten erreichen mich Businessnetzwerke wie Xing oder LinkedIn ebenso wie über Facebook. Und auch in Twitter tröpfeln vermehrt “Direct Messages” im 140 Zeichen-Format ein. Früher waren das mal E-Mails. Die Sender wählen meist nach ihren persönlichen Vorlieben den Kanal aus und kontaktieren mich darüber. Kann ich die Nachrichten ignorieren, wie es oben zitierte Sekretariatskraft vorschlägt? Eher nicht. Die Situation wird noch komplexer, da sich berufliche und private Kommunikationskanälemenr und mehr überlappen. Obwohl ich Facebook unterdessen weitgehend “privat” nutze, bin ich dort auch mit Kollegen und Bekannten aus dem beruflichen Kontext vernetzt. Und so erreichen mich nicht nur private Nachrichten.

Aber nicht genug mit Nachrichten, die asynchron bei mir aufschlagen. Bevor mein damaliger Arbeitgeber 2007 von IBM übernommen wurde, habe ich nur privat gechattet. In der IBM war Instant Messaging mit dem eigenen Produkt Sametime schon damals gang und gäbe. Es ist selbstverständlich, dass Mitarbeiter und Management in Sametime angemeldet sind. Die Statistiken sagen, das fast immer 100.000 der rund 400.000 IBMer online sind und direkt in Echtzeit angechattet werden können (so sie sich nicht auf “Bitte nicht stören” gesetzt haben). Der Vorteil ist, dass man sieht, wer verfügbar ist, und in Echtzeit welweit eine Auskunft auch von Mitarbeitern in anderen Zeitzonen einholen kann. Das Risiko ist, dass man durch eine eingehende Chatnachricht in seiner Arbeit unterbrochen wird. Wird den Nutzern aber beigebracht, wann sie nun jemanden anchatten und wann sie e-mailen sollen, wann Echtzeitkommunikation und wann zeitlich versetzte Kommunikation Sinn macht? In der Regel nein. Man bringt es sich (hoffentlich) selbst bei. Oder auch nicht. Und dann sind eben latente Störungen und “falsche” Nutzung der Kanäle die Folge.

Doch nicht nur die Kanäle werden immer vielfältiger. Früher war man nur im Büro während der normalen Arbeitszeit per E-Mail erreichbar. Dann kamen Laptops und Notebooks ins Spiel, mit denen man von daheim und unterwegs E-Mails abrufen konnte. Wer kennt eigentlich noch das ungemein melodiöse Fiepen eines Modems? Bald danach tauchten Blackberries als Statussymbol einer ganzen Managergeneration auf. E-Mails auf dem Mobiltelefon, überall und jederzeit. Welch ein Fortschritt. Heute kalter Kaffee. E-Mails auf dem Handy sind jetzt Standard. Und nicht mehr nur E-Mails. Auch andere Dienste vom Chatten bis zum sozialen Netzwerk halten Einzug auf den Smart Phones und Tablets: Sametime – das Chatprogramm der IBM – gibt es auch auf iPad, iPhone und anderen Gerätetypen. Über die mobilen Geräte kann man an Online Meetings teilnehmen. Und natürlich ist auch Social Software darauf verfügbar. Nicht nur Tools wie Facebook, Twitter oder Xing. auch “sichere” Unternehmenssoftware wie unser IBM Connections laufen auf allen relevanten mobilen Geräten und man kann darüber auf alle Daten zugreifen, die im unternehmensinternen sozialen Netzwerk gespeichert sind.

Also immer mehr Kanäle, immer mehr Apps und über all das hinweg ist man jederzeit erreichbar, mobil, auch im Auto, das zum W-LAN-Hotspot wird und dessen Software einem seine E-Mails vorliest. Und da haben wir schon den nächsten Trend. Es geht schon lange nicht mehr nur um Nachrichten als Text. Audio – die vorgelesene E-Mail – und vor allem Video erobern die Kommunikationswelt. Skypen oder Facetimen ist im privaten Umfeld in und auch im Unternehmenskontext wird in Zeiten, in denen aus Kostengründen weniger gereist werden darf, immer mehr nach Videokonferenzen und -telefonaten gefragt. Ich persönlich bin kein Freund davon  (weil ich es geniesse, gerade im Home Office mal nicht geschniegelt und gestriegelt sein zu müssen), aber der Trend ist wohl unaufhaltsam.

Welche Rolle wird nun die “klassische” E-Mail in diesem Szenario, in dem man über verschiedenste Kommunikationskanäle überall auf jedem beliebigen Gerät per Text, Audio oder Video erreichbar ist, spielen? Mein Kollege Luis Suarez postuliert nun schon seit Jahren ein Leben “outside the Inbox”, ein Leben ohne E-Mail, und hat es mit diesem Ansatz sogar in die New York Times geschafft. Er nutzt vor allem Instant Messaging, Telefon und ist ein vehementer Verfechter von IBM Connections, der Social Software, die IBM intern einsetzt und auch erfolgreich extern verkauft. Luis, der sich schon lange mit dem Thema Wissensmanagement auseinandersetzt, geht es vor allem um das transparente Teilen von Informationen und den kreativen Austausch und Dialog im Unternehmen. Viele der Gründe, die er anführt, sind nicht neu: Unternehmenswissen gehört nicht in persönliche E-Mailsilos, auf die nur der Besitzer zugreifen kann. Wer E-Mail zum Managen von Aufgaben und Projekten nutzt, hat immer große Herausforderungen, wenn neue Mitarbeiter in ein Projekt kommen. Wer dagegen mit Projektcommunities oder Aktivitäten arbeitet, kann neuen Mitarbeitern sofort den aktuellen Stand mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen. Die gewonnene Projekterfahrung und deren Dokumentation verschwindet nicht im E-Mail-Ordner-Nirgendwo und irgendwo verstreut gespeicherten Dateien, sondern bleibt stattdessen – im besten Fall als Best Practise – im jederzeit zugreifbaren Wissensspeicher des Unternehmens.

Ein solches transparentes Teilen von Informationen und der konstruktive Austausch hat direkten Einfluss auf die Unternehmenskultur. Die neue Arbeitweise reisst gewohnte Mauern und Hierarchien nieder, ermuntert zum Mitdenken und Mitarbeiten. Wenn gar der Vorstand dies unterstützt oder gar treibt, der CEO seine Nachrichten nicht mehr per E-Mail verteilt, sondern diese in einem Blogbeitrag im sozialen Netzwerk des Unternehmens veröffentlicht und explizit wünscht, dass kommentiert und diskutiert wird, demonstriert das einen anderen Führungsstil. Ginni Rometti forciert gerade diesen Kulturwandel in der IBM und fordert Management und Mitarbeiter auf, gemeinsam den Weg zum Social Business zu gehen.

Doch zurück zur geliebten E-Mail. Ist jetzt das Ende der E-Mail gekommen ist? Sicher nicht. E-Mail sollte aber eine andere Rolle einnehmen. E-Mail wird zu wird zu einer persönlichen Benachrichtungs- oder sogar Bearbeitungszentrale. Andere Systeme benachrichtigen den Nutzer per E-Mail. Meine Fritzbox schickt mir die Nachrichten von meinem Anrufbeantworter per E-Mail zu und ich kann sie überall auf meinen Geräten anhören, auch wenn ich nicht zuhause bin. Twitter oder Facebook benachrichtigen mich, wenn ein Beitrag kommentiert oder retweetet wurde. IBM Connections sendet mir täglich eine Zusammenfassung, was in den letzten 24 Stunden in meinem Netzwerk passiert ist. Aber es geht nicht nur um Benachrichtigungen. Systeme wie IBM Connections schicken mir auch Aufgaben, die ich direkt in meinem Notes 9-Klienten bearbeiten kann, ohne in das Quellsystem – in diesem Fall Connections – zu wechseln. Der E-Mail Postkorb mausert sich zu einem Strom von Nachrichten und Aktktivtäten, die für mich persönlich relevant sind. Die E-Mail ist aber – bis auf persönliche Nachrichten und  Informationen – nicht mehr der zentrale Speicherort.

Um es nochmals zusammenzufassen. Folgende Trends beobachten wir derzeit:

  • Die Zahl der synchronen und asynchronen Kommunikationskanäle nimmt privat und beruflich zu. Es gibt nicht mehr DEN einen Posteingang und DEN einen Kommunikationskanal.
  • Oft verschwimmen und überlappen sich die privaten und beruflichen Kommunikatioonskanäle.
  • Wir sind heute auf einer Vielzahl von Devices – von Smart Phone über Tablet bis Computer – über eine Vielzahl von Anwendungen jederzeit erreichbar.
  • Nachrichten sind heute nicht mehr nur Text. Audio und besonders Video sind auf dem Vormarsch.
  • Soziale Netzwerke und Kanäle sind nicht mehr wegzudiskutierende Kommunikationsplätze, privat und im Unternehmen. Sie machen Kommunikation öffentlich und transparent, verändern Kommunikationsverhalten, stellen althergebrachte Hierarchien in Frage.
  • E-Mail wird nicht verschwinden, ist aber primär Umschlagplatz und nicht mehr Hort der Informationen

All diese Trends bekräftigen die Notwendigkeit und die Dringlichkeit, privat und beruflich Medien- und Kommunikationskompetenz aufzubauen. Der Umgang mit Kanälen und mit Informationsflut wird zu einer Kernkompetenz unserer heutigen Zeit.

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[DE] Kommunikation und Zusammenarbeit heute: Die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung

26. August 2013 Posted by StefanP.

j0433180

Die Tage treibt mich zu diversen Anlässen mal wieder das Thema Informationsflut und Vielfalt der Informationskanäle um. Die Zeit der Generation E-Mail läuft ab, auch wenn die Flut von E-Mails nicht ab-, eher zunimmt. Nun spricht man von der Generation Facebook, doch der Begriff ist zu kurz gegriffen, wenn man es auf die technische Nutzung dieses sozialen Netzwerks beschränkt. Vielmehr geht es um die Multitasking-Generation im Multikanal-Zeitalter der latenten multimedialen Ablenkung und Informationsberieselung. Sicherlich spielt (oder spielte) Facebook (und andere soziale Netzwerke) für den Wandel des Kommunikationsverhaltens eine wichtige Rolle und eine Zeit lang nutzten gerade die Jüngeren primär Facebook als Nachrichtenkanal (und vernachlässigten klassische E-Mail). Das ist (angeblich) schon wieder vorbei. Facebook soll jetzt out sein. Stattdessen feiern Tools wie WhatsApp im privaten Umfeld immer neue Rekordzahlen.

Doch weit gefehlt davon auszugehen, dass Facebook E-Mail ersetzt hat oder WhatsApp Facebook überflüssig macht. Nein, all diese,Kanäle bleiben nebeneinander bestehen. Und mit E-Mail, Facebook und WhatsApp ist es nicht getan. Instant Messaging (Chatten), Skypen, SMS, Xing, Linkedin, Twitter, Pinterest und viele andere Tools kommen dazu. Natürlich nutzt nicht jeder jeden Kanal, aber unbestritten ist, dass es mehr Kanäle werden, privat und im beruflichen Umfeld. Dies stellt grosse, bisher unterschätzte Herausforderungen an die Nutzer, deren Informationsverarbeitung und Kommunikationsverhalten.

Da passt eine Geschichte aus dem prallen Leben hinzu: Meine Frau, die in der Kultur tätig ist, rief ein deutsches Museum an und fragte, ob man dort die E-Mail gelesen habe und warum man nicht antworte. Die Antwort der Sekretariatskraft in echt schwäbischem Akzent: “Mir lese net E-Mails. Das sind doch so viele.” Es steckt ein wahrer Kern hinter dieser Aussage. Die schiere Zahl der Nachrichten und die Vielzahl der Kanäle fordert, ja überfordert viele Anwender. Und ich glaube, dass wir beim Thema Vermitteln von Medienkompetenz noch immer in großem Umfang versagen, in Schule und Universitäten wie in Unternehmen. Wer hat schon beigebracht bekommen, wie man E-Mail sinnvoll und produktiv nutzt? Viele Nutzer schauen noch immer ständig und gebannt in ihren E-Mail-Posteingang statt nur zu definierten Zeiten ihre elektronische Post zu checken. Die Folgen solcher Verhaltensweisen sind, dass oft nicht am Stück gearbeitet wird, der Arbeitsfluss nicht in Gang kommt oder laufend unterbrochen wird. Damit einher geht ein deutlicher Produktivitätsverlust.

Unterdessen kommen Nachrichten schon lange nicht mehr nur per E-Mail an. Beruflich relevante Nachrichten erreichen mich Businessnetzwerke wie Xing oder LinkedIn ebenso wie über Facebook. Und auch in Twitter tröpfeln vermehrt “Direct Messages” im 140 Zeichen-Format ein. Früher waren das mal E-Mails. Die Sender wählen meist nach ihren persönlichen Vorlieben den Kanal aus und kontaktieren mich darüber. Kann ich die Nachrichten ignorieren, wie es oben zitierte Sekretariatskraft vorschlägt? Eher nicht. Die Situation wird noch komplexer, da sich berufliche und private Kommunikationskanälemenr und mehr überlappen. Obwohl ich Facebook unterdessen weitgehend “privat” nutze, bin ich dort auch mit Kollegen und Bekannten aus dem beruflichen Kontext vernetzt. Und so erreichen mich nicht nur private Nachrichten.

Aber nicht genug mit Nachrichten, die asynchron bei mir aufschlagen. Bevor mein damaliger Arbeitgeber 2007 von IBM übernommen wurde, habe ich nur privat gechattet. In der IBM war Instant Messaging mit dem eigenen Produkt Sametime schon damals gang und gäbe. Es ist selbstverständlich, dass Mitarbeiter und Management in Sametime angemeldet sind. Die Statistiken sagen, das fast immer 100.000 der rund 400.000 IBMer online sind und direkt in Echtzeit angechattet werden können (so sie sich nicht auf “Bitte nicht stören” gesetzt haben). Der Vorteil ist, dass man sieht, wer verfügbar ist, und in Echtzeit welweit eine Auskunft auch von Mitarbeitern in anderen Zeitzonen einholen kann. Das Risiko ist, dass man durch eine eingehende Chatnachricht in seiner Arbeit unterbrochen wird. Wird den Nutzern aber beigebracht, wann sie nun jemanden anchatten und wann sie e-mailen sollen, wann Echtzeitkommunikation und wann zeitlich versetzte Kommunikation Sinn macht? In der Regel nein. Man bringt es sich (hoffentlich) selbst bei. Oder auch nicht. Und dann sind eben latente Störungen und “falsche” Nutzung der Kanäle die Folge.

Doch nicht nur die Kanäle werden immer vielfältiger. Früher war man nur im Büro während der normalen Arbeitszeit per E-Mail erreichbar. Dann kamen Laptops und Notebooks ins Spiel, mit denen man von daheim und unterwegs E-Mails abrufen konnte. Wer kennt eigentlich noch das ungemein melodiöse Fiepen eines Modems? Bald danach tauchten Blackberries als Statussymbol einer ganzen Managergeneration auf. E-Mails auf dem Mobiltelefon, überall und jederzeit. Welch ein Fortschritt. Heute kalter Kaffee. E-Mails auf dem Handy sind jetzt Standard. Und nicht mehr nur E-Mails. Auch andere Dienste vom Chatten bis zum sozialen Netzwerk halten Einzug auf den Smart Phones und Tablets: Sametime – das Chatprogramm der IBM – gibt es auch auf iPad, iPhone und anderen Gerätetypen. Über die mobilen Geräte kann man an Online Meetings teilnehmen. Und natürlich ist auch Social Software darauf verfügbar. Nicht nur Tools wie Facebook, Twitter oder Xing. auch “sichere” Unternehmenssoftware wie unser IBM Connections laufen auf allen relevanten mobilen Geräten und man kann darüber auf alle Daten zugreifen, die im unternehmensinternen sozialen Netzwerk gespeichert sind.

Also immer mehr Kanäle, immer mehr Apps und über all das hinweg ist man jederzeit erreichbar, mobil, auch im Auto, das zum W-LAN-Hotspot wird und dessen Software einem seine E-Mails vorliest. Und da haben wir schon den nächsten Trend. Es geht schon lange nicht mehr nur um Nachrichten als Text. Audio – die vorgelesene E-Mail – und vor allem Video erobern die Kommunikationswelt. Skypen oder Facetimen ist im privaten Umfeld in und auch im Unternehmenskontext wird in Zeiten, in denen aus Kostengründen weniger gereist werden darf, immer mehr nach Videokonferenzen und -telefonaten gefragt. Ich persönlich bin kein Freund davon  (weil ich es geniesse, gerade im Home Office mal nicht geschniegelt und gestriegelt sein zu müssen), aber der Trend ist wohl unaufhaltsam.

Welche Rolle wird nun die “klassische” E-Mail in diesem Szenario, in dem man über verschiedenste Kommunikationskanäle überall auf jedem beliebigen Gerät per Text, Audio oder Video erreichbar ist, spielen? Mein Kollege Luis Suarez postuliert nun schon seit Jahren ein Leben “outside the Inbox”, ein Leben ohne E-Mail, und hat es mit diesem Ansatz sogar in die New York Times geschafft. Er nutzt vor allem Instant Messaging, Telefon und ist ein vehementer Verfechter von IBM Connections, der Social Software, die IBM intern einsetzt und auch erfolgreich extern verkauft. Luis, der sich schon lange mit dem Thema Wissensmanagement auseinandersetzt, geht es vor allem um das transparente Teilen von Informationen und den kreativen Austausch und Dialog im Unternehmen. Viele der Gründe, die er anführt, sind nicht neu: Unternehmenswissen gehört nicht in persönliche E-Mailsilos, auf die nur der Besitzer zugreifen kann. Wer E-Mail zum Managen von Aufgaben und Projekten nutzt, hat immer große Herausforderungen, wenn neue Mitarbeiter in ein Projekt kommen. Wer dagegen mit Projektcommunities oder Aktivitäten arbeitet, kann neuen Mitarbeitern sofort den aktuellen Stand mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen. Die gewonnene Projekterfahrung und deren Dokumentation verschwindet nicht im E-Mail-Ordner-Nirgendwo und irgendwo verstreut gespeicherten Dateien, sondern bleibt stattdessen – im besten Fall als Best Practise – im jederzeit zugreifbaren Wissensspeicher des Unternehmens.

Ein solches transparentes Teilen von Informationen und der konstruktive Austausch hat direkten Einfluss auf die Unternehmenskultur. Die neue Arbeitweise reisst gewohnte Mauern und Hierarchien nieder, ermuntert zum Mitdenken und Mitarbeiten. Wenn gar der Vorstand dies unterstützt oder gar treibt, der CEO seine Nachrichten nicht mehr per E-Mail verteilt, sondern diese in einem Blogbeitrag im sozialen Netzwerk des Unternehmens veröffentlicht und explizit wünscht, dass kommentiert und diskutiert wird, demonstriert das einen anderen Führungsstil. Ginni Rometti forciert gerade diesen Kulturwandel in der IBM und fordert Management und Mitarbeiter auf, gemeinsam den Weg zum Social Business zu gehen.

Doch zurück zur geliebten E-Mail. Ist jetzt das Ende der E-Mail gekommen ist? Sicher nicht. E-Mail sollte aber eine andere Rolle einnehmen. E-Mail wird zu wird zu einer persönlichen Benachrichtungs- oder sogar Bearbeitungszentrale. Andere Systeme benachrichtigen den Nutzer per E-Mail. Meine Fritzbox schickt mir die Nachrichten von meinem Anrufbeantworter per E-Mail zu und ich kann sie überall auf meinen Geräten anhören, auch wenn ich nicht zuhause bin. Twitter oder Facebook benachrichtigen mich, wenn ein Beitrag kommentiert oder retweetet wurde. IBM Connections sendet mir täglich eine Zusammenfassung, was in den letzten 24 Stunden in meinem Netzwerk passiert ist. Aber es geht nicht nur um Benachrichtigungen. Systeme wie IBM Connections schicken mir auch Aufgaben, die ich direkt in meinem Notes 9-Klienten bearbeiten kann, ohne in das Quellsystem – in diesem Fall Connections – zu wechseln. Der E-Mail Postkorb mausert sich zu einem Strom von Nachrichten und Aktktivtäten, die für mich persönlich relevant sind. Die E-Mail ist aber – bis auf persönliche Nachrichten und  Informationen – nicht mehr der zentrale Speicherort.

Um es nochmals zusammenzufassen. Folgende Trends beobachten wir derzeit:

  • Die Zahl der synchronen und asynchronen Kommunikationskanäle nimmt privat und beruflich zu. Es gibt nicht mehr DEN einen Posteingang und DEN einen Kommunikationskanal.
  • Oft verschwimmen und überlappen sich die privaten und beruflichen Kommunikatioonskanäle.
  • Wir sind heute auf einer Vielzahl von Devices – von Smart Phone über Tablet bis Computer – über eine Vielzahl von Anwendungen jederzeit erreichbar.
  • Nachrichten sind heute nicht mehr nur Text. Audio und besonders Video sind auf dem Vormarsch.
  • Soziale Netzwerke und Kanäle sind nicht mehr wegzudiskutierende Kommunikationsplätze, privat und im Unternehmen. Sie machen Kommunikation öffentlich und transparent, verändern Kommunikationsverhalten, stellen althergebrachte Hierarchien in Frage.
  • E-Mail wird nicht verschwinden, ist aber primär Umschlagplatz und nicht mehr Hort der Informationen

All diese Trends bekräftigen die Notwendigkeit und die Dringlichkeit, privat und beruflich Medien- und Kommunikationskompetenz aufzubauen. Der Umgang mit Kanälen und mit Informationsflut wird zu einer Kernkompetenz unserer heutigen Zeit.


Filed under: Deutsch Tagged: Collaboration, Communication, IBM, OutsidetheInbox, SocBiz
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[EN] “The Future of Work is NOT About Replacing Sharepoint and Emai” – but it helps …

12. Mai 2013 Posted by StefanP.

Jacob Morgan on the Future of Work. Great Summary:

For as long as organization’s have existed there have been a set of unwritten principles that we have all followed. Some of them are that employees came into the office at 9 and worked until 5, managers made all the decisions and those who brought in the most money got promoted, … In short, work was not pleasant. As I’ve repeated many times, some of the dictionary synonyms for “employee” are: slave, cog, servant. Synonyms for “work” include: drudgery and daily grind. And synonyms for “manager” include: slave-driver and zookeeper.

Replacing sharepoint and email is not going to change the fact that our organization’s were built from the ground up with these types of stereotypes firmly in place.

…

No, the future of work is not about replacing sharepoint and email, it’s about re-defining what work means, why we work, and how we work. Pass this along to anyone who thinks otherwise.

via The Future of Work is NOT About Replacing Sharepoint and Email : CloudAve.

Well, I agree in a lot what Jacob writes: “the future of work is not about replacing sharepoint and email”, BUT it helps to replace them with people-centric solutions beside the cultural change. Email and file silos for sure do not help to redefine the future of work.


Filed under: English Tagged: OutsidetheInbox, Sharepoint, Workplace-of-the-Future
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Folgen der Nachrichtenflut: Gefeuert wegen E-Mail-Panne – CIO.de

22. Januar 2013 Posted by Stefan Pfeiffer

50 bis 100 E-Mails am Tag sind die Regel

Fast die Hälfte aller Befragten (44,8 Prozent) gab an, zwischen 50 und 100 E-Mails am Tag zu bekommen. 17,6 Prozent sagten, dass sie sogar zwischen 100 und 300 Nachrichten am Tag bekämen. "Es gibt sogar eine Elite, die tagtäglich mit E-Mails bombardiert wird", heißt es in der Studie. Die Betroffenen müssen zwischen 300 und 500 E-Mails am Tag lesen. Auf einen durchschnittlichen Acht-Stunden-Tag gerechnet, wären das für die "Elite" zwischen 37 und 62 E-Mails in der Stunde. Es überrascht daher wenig, dass das Verwalten der Nachrichten ebenfalls viel Zeit in Anspruch nimmt. Knapp die Hälfte (44,4 Prozent) gab an, bis zu einer halben Stunde am Tag damit zu verbringen, die Nachrichten unter Kontrolle zu halten. Weitere 23 Prozent brauchten dafür eine halbe bis eine ganze Stunde. Und immerhin noch 16,7 Prozent brachten am Tag sogar mehr als eine Stunde damit zu, E-Mails zu kontrollieren.

via Folgen der Nachrichtenflut: Gefeuert wegen E-Mail-Panne - CIO.de.

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[EN] Post the Document on-line before Emailing it | Collaborative Planning & Social Business

16. Januar 2013 Posted by StefanP.

If you are sending information to a group of people, you should FIRST post that information on-line, and THEN you should email everyone about it.

via Post the Document on-line before Emailing it | Collaborative Planning & Social Business.

In my opinion really a best practise. Before I am sending my weekly to the European IBM Social Business Community (Notice: Only the people, who have explicitly opted in, some are relying on following our Community, RSS and the Activity Stream), I am posting it in the Community Blog … Works perfect. And makes sure, that a Newsflash is not lot lost in individual Email silos, but stays accessible and retrievable.


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[EN] 2013 #SocBiz Prediction: “Email will evolve into a Social Platform”

25. Dezember 2012 Posted by StefanP.

And now Ed Brill, Director, Product Management for IBM Social Business, looks into the future – the future of email and the Social Inbox:

With approximately 145 billion corporate emails sent on a daily basis — a number that’s only expected to rise in 2013 — email is still the reigning champion of the enterprise collaboration world. For reference, there are roughly only 2.5 billion Facebook posts per day, and 400 million tweets.

Instead of fading away, email will evolve into a social platform. It’s already starting to happen – businesses that have cracked the code when it comes to the evolution of the inbox already have a leg up on the competition.

What exactly is social mail? In a nutshell, it creates a more effective workforce by unifying messaging and other business applications to reduce context switching. It frees up email, calendar, to-do and other messaging and collaboration from the client application.

…

Modern workplaces are on the brink of an email revolution. No longer a static medium, in 2013 email will become a critical business tool that brings people together in a collaborative and social way.

via What Does the Inbox of the Future Look Like?.


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Gartner recommends Email free time on the way to Extreme Collaboration and Social Business

14. Dezember 2012 Posted by Stefan Pfeiffer

Interesting, Gartner recommends "Extreme Collaboration". One way to get there is - according to Gartner - to Email free time:

CIOs and business managers will fail in their efforts to improve business performance outcomes through business process management (BPM) if they cannot overcome major barriers to cross-functional communication and collaboration, according to Gartner, Inc. Gartner said that business leaders can avoid this failure by embracing extreme collaboration (XC), a new operating model and an extreme style of collaboration. ...

Gartner has identified six best practices for moving to a culture of XC ...

Consider turning off email for a defined time period. Email is the dominant means of business communication, but it's a poor collaborative tool — and an overused "crutch" that keeps people from using more collective and interactive approaches to solving problems. To break the habit, organizations should try turning off email for a defined interval of time, ensuring that alternatives are in place and easy to use. Such experiments will force people to use social networks and real-time communication in ways they haven't before.

via Gartner Outlines Six Best Practices for Moving to a Culture of Extreme Collaboration.

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[EN] Gartner recommends Email free time on the way to Extreme Collaboration and Social Business

13. Dezember 2012 Posted by StefanP.

Interesting, Gartner recommends “Extreme Collaboration”. One way to get there is – according to Gartner – to Email free time:

CIOs and business managers will fail in their efforts to improve business performance outcomes through business process management (BPM) if they cannot overcome major barriers to cross-functional communication and collaboration, according to Gartner, Inc. Gartner said that business leaders can avoid this failure by embracing extreme collaboration (XC), a new operating model and an extreme style of collaboration. …

Gartner has identified six best practices for moving to a culture of XC: …

Consider turning off email for a defined time period. Email is the dominant means of business communication, but it’s a poor collaborative tool — and an overused “crutch” that keeps people from using more collective and interactive approaches to solving problems. To break the habit, organizations should try turning off email for a defined interval of time, ensuring that alternatives are in place and easy to use. Such experiments will force people to use social networks and real-time communication in ways they haven’t before.

via Gartner Outlines Six Best Practices for Moving to a Culture of Extreme Collaboration.


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[DE] E-Mail-Verbot für bessere Work-Life-Balance? – via CIO.de

13. Dezember 2012 Posted by StefanP.

“Diese neue Spielregel zur E-Mail-Abwesenheit ist eine ganz wesentliche Maßnahme, damit unsere Belegschaft in Ruhephasen noch besser ‚abschalten‘ kann”, wird Daimler-Personalvorstand Wilfried Porth auf der Unternehmenshomepage zitiert. …

Das Besondere an dieser Regelung: Sie gilt ausdrücklich auch für die Führungskräfte bei Daimler. Der Konzernvorstand hat gerade vier Leitlinien für Führungskräfte verabschiedet, die alle stark auf die Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben zielen:

* Abschalten können: Es besteht keine Erwartungshaltung, immer erreichbar zu sein.

* Grenzen beachten: Priorisierung von Aufgaben und Planung von Kapazitäten.

* Erholung bewusst einsetzen: Bewussten Ausgleich zur täglichen Arbeit schaffen.

* Arbeit und Privates vereinbaren: Nutzung der Life Balance Angebote.

Gerade mit dem Angebot für Führungskräfte hebt Daimler sich von anderen Unternehmen ab, die bislang ähnliche Vorstöße gewagt haben.

via Gegen E-Mail-Wahnsinn: Daimler: 4 Prinzipien der Work-Life-Balance – CIO.de.

Ich habe es ja schon kommentiert. Das Abschalten und Löschen (!!!) von E-Mails ist aus meiner Sicht nicht die Work-Llife-Balance-Lösung für den gestressten Manager. Man kann – und sollte – das Telefon abschalten, Out-of-office in der E-Mail aktivieren und auch mal den sozialen Kanälen fern bleiben können. Dazu braucht es die richtige Erwartungshaltung im Unternehmen und bei Kunden, dass auch ein Manager nicht 24/7 erreichbar sein muss. Vor allem braucht es die richtige persönliche Einstellung und keine stupiden Verbote und Blockaden. Ich finde es sehr fragwürdig, dass die beschriebene Lösung noch als innovativ und sozial dargestellt wird. Ich würde hier ganz andere Attribute vergeben, aber das ist ja nur meine Meinung.


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