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Neue Funktionen in Microsoft Teams im Juli 2023

11. August 2023 Posted by Gerda Marx

Im Blog Eintrag "Neues von Microsoft 365 im Juli 2023" haben wir bereits über einige neue Funktionen in Microsoft365 berichtet, die im Juli angekündigt oder ausgerollt werden. Nun möchten wir noch einige weitere neue Funktionen vorstellen die es gibt.

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt: In Teams können Sie nun einstellen, ob Sie im Büro sind oder Remote arbeiten. Die Kollegen können Ihren Arbeitsplatz einsehen. Einstellen können Sie dies, indem Sie auf Ihr Bild in Teams klicken und anschließend auf das Plus Symbol. Dort können Sie Ihren Arbeitsort auswählen. Diese Einstellung wird für Ihren restlichen Arbeitstag gespeichert. Eine ähnliche Funktion gibt es auch in Outlook im Web.

Um PowerPoint Live nutzen zu können mussten die Dateien bisher in der Cloud gespeichert sein. Von nun an können die Dateien auch lokal gespeichert sein, um die Funktion Power Point Live zu nutzen. Lt. Roadmap 117477 wird dies seit Juli an alle ausgerollt.

Ebenfalls neu und in allen Business- und Education-Abos verfügbar ist das Live Feedback in PowerPoint. Sie können mit Forms in Ihre PowerPoint Präsentation Umfragen einbetten, um so ein Feedback vom Publikum zu erhalten. Diese werden mit einem QR-Code oder einer Kurz-Url auf einer Folie eingeblendet. Die Antworten können in Echtzeit angezeigt werden.

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Neues von Microsoft 365 im Juli 2023

31. Juli 2023 Posted by Gerda Marx

Am 18/!9 Juli hat Microsoft auf der Inspire viele Neuigkeiten verkündet. Diese beinhalteten in der Hauptsache Neuerungen mit Künstlicher Intelligenz wie ChatGPT in Bing und Copilot, welche langsam aber sicher in allen Apps von Microsoft Einzug halten sollen.

Satya Nadella verkündete, wie Microsoft die User mit KI unterstützen wird. ChatGPT zum Beispiel wurde in Bing tiefer integriert. Viele Unternehmen lassen aber KI bzw. das Durchforsten bestehender Datenbestände durch KI nicht zu, da die internen Unternehmensdaten sehr sensibel sind und nicht nach außen dringen dürfen. Ein neues Produkt von Microsoft ist "Bing Chat Enterprise" und soll Abhilfe schaffen. Es bietet die gleichen Vorteile wie die "normale" Suche mit Bing und ChatGPT jedoch mit einem kommerziellen Datenschutz. Die Chats werden nicht gespeichert bzw. fürs Trainieren genutzt. Alle genutzten und abgerufenen Daten, können von anderen nicht eingesehen werden. So können die Mitarbeiter den KI Bot nutzen und recherchieren ohne Angst vor zugriffen zu haben. Selbst Microsoft hat keinen Zugriff auf diese Daten. So der Plan!

Bing Chat Enterprise ist nun in der Vorschau und zurzeit ohne zusätzliche Kosten für Microsoft 365 E3, E5, Business Standard und Business Premium Kunden verfügbar. Sobald es allgemein verfügbar ist, wird es für 5 US$ pro User/Monat erhältlich sein.

Auch der Bing KI-Chat mit Unterstützung von ChatGPT wird erweitert. Den Usern wird hier neben dem schriftlichen Chat zukünftig auch eine Suche mit Bildern ermöglicht. So können Sie bspw. mit dem Bild eines Gebäudes nach dessen Baustil oder dem geschichtlichen Hintergrund fragen oder nach ähnlichen Bildern suchen lassen. Die visuelle Suche wird über den Desktop und die Mobile Bing App ausgerollt. In der Bing-Chat Enterprise Version soll sie ebenfalls zukünftig verfügbar sein. Wann genau steht allerdings noch nicht fest.

Microsofts 365 Copilot, welcher noch in der Vorschau ist und nur von ausgewählten Kunden getestet werden kann, wird lt. Microsoft in allen Apps Einzug halten. Auch Preise wurden bekannt gegeben. So soll Copilot für die Lizenzen Microsoft 365 E3, E5, Business Standard und Business Premium für 30US$/pro Monat und User angeboten werden. Der Copilot kann bspw. Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben generieren und eintragen. Mit dem Copilot können auch Telefongespräche transkribiert, zusammengefasst und wichtige Punkte wie Daten, Namen und Gesprächsinhalte erfasst werden. Dies ist definitiv eine Funktion, die sehr hilfreich sein wird, da hierdurch bspw. Telefonate auch Wochen später noch einsehbar und Vereinbarungen nachzulesen sind. Allerdings müssen für diese Funktion die Gespräche aufgezeichnet werden, was aus Datenschutz-Gründen sicherlich zu Problemen führen kann.

Für Besprechungen werden die Hintergründe immer mal wieder aktualisiert und es kommen neue hinzu. Nun wird es auch animierte Hintergründe geben. Diese finden Sie bei der Einstellung des Hintergrundes. Das "Playzeichen" zeigt Ihnen an, dass der Hintergrund animiert ist. Um diese nutzen zu können, gibt es allerdings Mindestanforderungen an den Rechner. 8 GB RAM und eine CPU mit 4 Prozessoren sollten es schon sein, ansonsten können die Hintergründe nicht sauber abgespielt werden.

"In Kürze können Besprechungsteilnehmer in Echtzeit an der Tagesordnung, den Notizen und den Folgeaufgaben mitarbeiten und zusammenarbeiten. Diese Funktionen sind jetzt in Teams, Loop, Planner, To Do, Office.com und OneDrive for Business integriert. Kollaborative Notizen sind eine Loop-Komponente und bleiben immer synchron, unabhängig davon, an wie vielen Orten sie sich befinden, und können einfach kopiert und in Chats, Gruppenchats, E-Mails und anderen Dokumenten geteilt werden." heißt es im Blogeintrag in der Techcommunity

Mit der Suchleiste in Teams werden mit den eingegebenen Stichworten alle Teams mit deren Inhalten durchsucht. Wenn Sie jedoch in einem einzelnen Teams-Kanal suchen möchten, probieren Sie doch mal die Tastenkombination STRG+F bzw. Command+F beim Mac aus. Mit diesem Befehl können Sie die Suche auf den Kanal einschränken, in dem Sie sich befinden. Diese Funktion wird bis Ende des Jahres ausgerollt, einige haben sie evtl. schon im Tenant. Probieren Sie es einmal aus. Die Such-Ergebnisse werden dann wie im nächsten Bild zu sehen rechts in Teams aufgelistet.

In den Breakout-Rooms können Sie die Teilnehmer in Besprechungen auf die Räume verteilen für Gruppenarbeiten. Dies war bisher nur vor den Meetings möglich. Durch das letzte Update können Sie jetzt neue Gruppen auch während des Meetings zusammensetzen, wenn die Räume schon geöffnet sind. Hier können Sie auch mit dem Shuffle Button die Teilnehmer durch das Zufallsprinzip verteilen.

Kennen Sie das? Sie möchten gerne den Bildschirm während des Meetings größer zoomen, um die Daten leichter/besser lesen zu können? Den freigegebenen Bildschirm im Team kann jetzt jeder Teilnehmer für sich größer zoomen, um bspw. die Daten einer Excel Tabelle besser zu erkennen. Auf Ihrem Bildschirm gibt es unten links ein +/- Zeichen zum Zoomen und rechts daneben einen Bildschirm, um auf die ursprüngliche Größe zurückzukehren.

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Keine neuen Wikis in Microsoft Teams

27. Februar 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft stellt die Wikis in Teams ein. Wikis in Microsoft Teams sollten allen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, "Wissen" zu teilen und bei Bedarf darauf zuzugreifen. Hier konnten User Notizen und Ideen in einer strukturierten Ablage zur Verfügung stellen, welche nicht als separate Datei gespeichert werden sollte.

Mit dem Anlegen eines Teams, wurde bis August 2022 automatisch auch ein Wiki erstellt, und wartete darauf, dass es genutzt wurde. Das Wiki konnte im Nachgang vom Teams-Inhaber/ Admin deaktiviert werden. Oft wurden diese Wikis allerdings gar nicht genutzt, da es ein Intranet im Unternehmen gibt oder bereits OneNote im Einsatz ist. Ein weiteres Problem war, dass bei der Suche in Teams oft die Inhalte dieser Wikis nicht gefunden wurden.

Microsoft hat mitgeteilt, das ab Februar keinen neuen Wikis in Teams angelegt werden können. User können jedoch bestehende Seiten weiterhin aufrufen, aber keine neuen Seiten anlegen. Die Wikis werden bzw. sollen durch "Notes-Tabs powered by OneNote" ersetzt werden. Ab Februar werden die Admins Informationen erhalten, wie die Migration der Wikis zu OneNote möglich sein soll.

OneNote ist ein Notizbuch aus dem Hause Microsoft, dass mit Microsoft Teams verknüpft werden kann. Es konnte bisher manuell im Teams Channel eingebunden oder als App angehängt werden.

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Neues von Microsoft im November

7. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Das Whiteboard gibt es in Teams schon länger. Hier können Sie während einer Besprechung zusammenarbeiten und jeder kann seine Ideen einbringen. Brainstorming oder Problemlösungen sind im Team einfacher. Wenn Sie bereits ein Whiteboard in einem Teams-Kanal verwenden, können Sie dieses direkt beim Start der Besprechung öffnen. Ab Dezember können Sie aus über 60 Vorlagen für das Whiteboard auswählen und alles für eine Besprechung vorbereiten. Auch Online Videos können eingebettet werden. Damit entfällt das Wechseln der Fenster während einer Besprechung. Nach dem Meeting können alle auf das Whiteboard im Teams Kanal zugreifen und daran "asynchron" weiterarbeiten. Bei der nächsten Besprechung kann es dann wieder geöffnet werden.

Beispiel für ein eingebettetes Video:

Microsoft hat die Gebärdensprachansicht in Teams Meetings angekündigt. Die ersten Elemente sind schon freigeschaltet. Hierzu gehört, dass bis zu zwei Personen priorisiert, also vergrößert, dargestellt werden. So ist es möglich, während des gesamten Meetings die Gebärdensprache bzw. den Dolmetscher richtig zu sehen.

"Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, werden die priorisierten Videostreams automatisch im richtigen Seitenverhältnis und in der höchsten verfügbaren Qualität angezeigt. Wie das Anheften und Untertiteln ist die Gebärdensprachansicht für Sie persönlich und wirkt sich nicht darauf aus, was andere in der Besprechung sehen. Und es passt sich Ihren Bedürfnissen an: Sie können die Gebärdensprachansicht im laufenden Betrieb in einem Meeting oder als eine Einstellung aktivieren, die generell bestehen bleibt.

Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, bleiben die Video-Feeds der von Ihnen festgelegten Personen auf der Bühne sichtbar, solange ihr Video aktiviert ist. Auch andere Teilnehmer können angepinnt oder ins Rampenlicht gerückt werden, ohne in den Gebärdensprachdolmetscher einzugreifen." heißt es im TechCommunity Blog von Microsoft.

Wenn Inhalte geteilt werden (Präsentationen, Whiteboards, etc.) wird das Bild entsprechend angepasst. Das priorisierte Bild bleibt jedoch vergrößert, damit die Gebärdensprache weiterverfolgt werde kann. Diese Funktionen können Sie im Bereich "Barrierefreiheit" für Meetings aktivieren. Auch Untertitel können hier direkt eingestellt werden um bspw. Telefonanrufe schneller und einfacher entgegenzunehmen. Die Funktion ist bereits in der öffentlichen Vorschau. Wie alles einzurichten ist, finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Die Funktion, eine Nachricht von einem Externen abzulehnen, gibt es bereits. Hier erscheint erst ein Popup und Sie können die Nachricht annehmen oder auch ablehnen. Neu ist, dass Sie auch eine Gruppenchateinladung von einem externen, nicht verwalteten Benutzer, ablehnen können. Auch hier erscheint nun ein Popup mit welchem Sie der Aufnahme zustimmen oder diese ablehnen können.

Chatnachrichten können zeitverzögert versendet werden. Ähnlich wie in Outlook Emails verzögert versendet werden können, ist dies nun in Teams mit den Chatnachrichten möglich. Dazu klicken Sie im Chat auf die rechte Maustaste und wählen dann ein Datum und die Zeit aus.

Ein Chat kann komplett gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten nur bei Ihnen gelöscht werden nicht beim Chatpartner.

Verlieren Sie manchmal den Überblick über Ihre Nachrichten? Wer in vielen Teams-Kanälen unterwegs ist und viele Nachrichten erhält, dem ist es sicher schon passiert, dass er eine Nachricht übersehen hat. Dies können Sie nun vermeiden, indem Sie auf Ihren Aktivitätsfeed gehen. Dort können Sie sich über den Schiebeschalter nur die "ungelesenen" Nachrichten anzeigen lassen.

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Microsoft Ignite 2022 – Teil 1

2. November 2022 Posted by Gerda Marx

Die Mesh Avatare hatte Microsoft bereits auf der Ignite im November 2021 vorgestellt. Mit den Avataren sollen User in einem ersten Schritt eine zusätzliche Möglichkeit haben, sich in einem Teams-Meeting darzustellen. Bisher konnten die User entweder die Kamera an- oder ausstellen. Die ersten Avatare sind für private Kunden in der Vorschauverfügbar. Sie können bis zu drei Avatare erstellen. Organisatoren, die an Mesh-Avataren in der Vorschau interessiert sind, können sich hierzu anmelden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Ab Februar 2023 soll es eine zusätzliche Teams Premium Lizenz als Addon geben. Für ca. 10 Euro pro User/Monat gibt es mit Premium zusätzliche Funktionen für Meetings und Webinare. Bspw. wird es eine Möglichkeit geben, ein Wasserzeichen zu aktivieren. So können die Teilnehmer zwar Screenshots in der Präsentation erstellen, jedoch wird das Urheberrecht der Präsentationsunterlagen damit gewahrt. Auch eine KI gestützte "intelligente Zusammenfassung" der Aufzeichnung mit automatisch generierten Kapiteln soll es geben uvm.

Einige Funktionen, die es bereits jetzt in der Vorschau in Teams gibt, sollen dann nur noch in der Premium Version verfügbar sein, z.B. die Livetranskription in verschiedene Sprache oder in Texten. Was genau in Teams Premium kommen wird und wie die tatsächlichen Kosten aussehen, wird Microsoft erst Anfang 2023 verkünden. Bisher sind es nur Planungen. In einer Vorschauphase können die Unternehmen dann die Funktionen testen und entscheiden ob sich eine zusätzliche Lizenzierung rentieren.

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Microsoft Teams – Was gibts Neues?

19. September 2022 Posted by Gerda Marx

Für Microsoft Teams hat es wieder einige Neuigkeiten gegeben. Vielleicht haben Sie sie ja schon bemerkt?

Haben Sie schon einmal mit mehreren Geräten an einem Teams-Meeting teilgenommen und sich nach Beendigung nicht bei allen Geräten abgemeldet? Dies muss zumindest bei einigen Microsoft Mitarbeitern geschehen sein, da hier ein praktisches kleines Helferlein geschaffen wurde. Im Rollout befindet sich das "Leave a meeting on all my devices", damit Sie das Meeting mit einem einzigen Klick mit all Ihren Geräten verlassen können.

Bei einer Besprechung kann der Organisator den Together Mode für alle einstellen. Nun können die User den Teilnehmern Plätze zuweisen. So können Sie entscheiden, wo Sie die Personen platzieren möchten. Lt. Roadmap 83648 soll dieses Feature im September/Oktober 2022 eingeführt werden.

Wenn ein Externer User eine Chat Nachricht an Sie schreibt, können Sie diese blockieren. Beim Erhalt der Nachricht erscheint ein Popup Fenster, in dem Sie gefragt werden ob Sie diesen Chat zulassen oder blockieren möchten. Diese Funktion ist in der Vorschau und soll bis September komplett ausgerollt sein

Beim Anlegen eines neuen Teams Kanals wurde bisher automatisch durch Teams eine Wiki Seite erstellt. Dies hat Microsoft nun geändert. Diese Automatisierung der Wiki Seite entfällt. Sie können jedoch immer noch bei Bedarf eine Wiki Seite erstellen. Dies hat jedoch keine Auswirkung auf bereits bestehende Kanäle.

In Microsoft Teams können Sie Tags anlegen. Sollten Sie einen Tag löschen, wird dieser für 30 Tage in den Papierkorb gelegt. Innerhalb dieser 30 Tage kann der gelöschte Tag wiederhergestellt werden. Bitte beachten Sie, dass in den Settings beim Erstellen des Teams festgelegt werden muss, wer Tags vergeben, löschen und wiederherstellen kann.

Wenn Sie ein Teams Meeting aufzeichnen, wird für Sie die Transkription automatisch aktiviert. Dies musste bisher manuell geschehen und wurde schon einmal vergessen. Wir finden, dies ist eine sehr praktische Lösung.

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Neues in Microsoft 365 im August

9. September 2022 Posted by Gerda Marx

In SharePoint wird Microsoft zukünftig die Grenzwerte der Website-Collections von 2000 Unterseiten durchsetzen.

Die Begrenzung von 2000 Bibliotheken, Listen oder Unterwebseiten gibt es von Microsoft schon länger, jedoch konnte dies ohne Probleme übergangen werden. Microsoft hat jedoch angekündigt, diese Regelung ab November bis spätestens Ende Dezember 2022 auch durchzusetzen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie bei einer Website, die bereits mehr als 2000 Listen, Bibliotheken oder Unterwebseiten hat, keine neuen mehr hinzufügen. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung. Es wird lt. Microsoft keine Löschungen von vorhandenen Seiten, Bibliotheken oder Listen geben.

Einige Webparts werden visuell überarbeitet, wie bspw. der Gruppenkalender und Quick Links. "Wir führen 3 neue SharePoint-Teamwebsitevorlagen ein, die Ihnen beim Erstellen von Websites für Ihren IT-Helpdesk, Ihr Krisenkommunikationsteam und Ihr Onboarding-Team für neue Mitarbeiter helfen sollen." heißt es in der Roadmap 93423

Um die Navigation Ihrer SharePoint Webseiten für die User zu erleichtern, stellt Microsoft ein neues Feature zur Verfügung. So können Sie bspw. die Navigationsleiste in SharePoint anpassen, damit die User eine neue Seite einfacher in einem neuen Tab öffnen können . Die Bereitstellung hierfür soll ab September erfolgen. Wie es genau funktioniert hat Microsoft auf einer Support Seite dokumentiert. Diese Einstellung können jedoch nur die Eigentümer der Websites vornehmen.

Auf dem iPad können Sie als Insider Ihre Handschrift in Text konvertieren, wenn Sie mit einem Apple Pencil arbeiten. Dies funktioniert in den Mobilen Apps von Word, Excel, PowerPoint und auch in OneNote. Dazu müssen Sie auf dem iPad unter Einstellungen beim Stift die Scribble Funktion aktivieren.

Als Insider können Sie die Diktier-Funktion in OneNote testen. Dies funktioniert sowohl in der Windows Desktop App als auch in der Web-App. Bei der Mac-Desktop App funktioniert sie allerdings noch nicht.

Excel Live ist in der Preview! Während eines Meetings können Sie gemeinsam an einer Excel-Tabelle arbeiten. Dazu müssen Sie die Datei im Meeting freigeben über den Excel Live Button. Bis Ende Oktober soll es allen Usern zur Verfügung gestellt werden.

In Word können Sie gemeinsam an vertraulich verschlüsselten Dokumenten arbeiten, sofern diese in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind. Dazu müssen Sie die "gemeinsame Erstellung" aktivieren. Durch die Aktivierung des gemeinsamen Erstellens wird das automatische Speichern ebenfalls aktiviert. Bisher war es nicht möglich, an vertraulichen Dokumenten zeitgleich mit anderen Kollegen zu arbeiten. Das Dokument stand den Kollegen, die darauf ebenfalls zugriff hatten, nur Schreibgeschützt zur Verfügung, sobald es bearbeitet wurde. Diese Funktion ist bereits allgemein ausgerollt. Welche Voraussetzungen gelten bzw. was Sie genau beachten müssen, können Sie in der Microsoft Dokumentation nachlesen.

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Microsoft 365 – Neues im Mai

13. Juni 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft 365 und Teams haben wieder einige Neuerungen im Mai erhalten.

Der Helligkeits-Filter für Teams ist endlich da! Kennen Sie das Problem: Es ist heller Tag, aber Ihr Videobild im Teams Meeting ist sehr dunkel, da der Lichteinfall für Ihre Kamera nicht vorteilhaft ist? Damit ist jetzt Schluss. Sie können bereits vor Eintritt in das Teams-Meeting den Helligkeitsfilter aktivieren. Dies können Sie in den Einstellungen, rechts unter Ihrem Kamera-Bild einstellen, aber auch während des Meetings ist dies über Einstellung möglich.

Die Rauschunterdrückung in Teams ist nun auch für Mac und iOS verfügbar. Für Windows Rechner gibt es sie schon länger. Nun können Geräusche aus dem Hintergrund unterdrückt werden. Diese Einstellungen können sie in Teams ändern, indem Sie in die Einstellungen gehen und. Im Bereich Geräte die Rauschunterdrückung einstellen.

Microsoft ermöglicht es Downloads, welche in Teams getätigt werden, in beliebigen Ordner zu speichern. Der User kann in den Teams Einstellungen über "Dateien“ einen Pfad auswählen, um die Downloads in einen eigenen Ordner zu speichern.

Auf der Microsoft Build wurde bekannt gegeben, dass es den Organisatoren von Teams Meetings bald ermöglicht wird, externe Teilnehmer vom Chat auszuschließen. Die ausgeschlossenen Gäste haben dann keinen Zugriff auf den Chatverlauf, weder lesend noch können sie sich an diesem beteiligen. Dieses Feature soll ab Juli verfügbar sein.

"Teams Multi-Window-Unterstützung ist für Virtual Desktop Infrastructure (VDI) für Azure Windows Desktop, Windows 365 und Vmware verfügbar. Die Multi-Window-Funktion bietet Benutzern die Möglichkeit, Chats, Meetings oder Anrufe in separaten Fenstern anzuzeigen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Darüber hinaus befinden sich Besprechungs- und Anrufsteuerungen wie Stummschaltung, Video, Chat und Verlassen jetzt oben im Besprechungsfenster, sodass sie immer verfügbar sind und niemals den zugrunde liegenden Inhalt blockieren." lt. Microsoft.

Um zu testen, ob die Multi-Fenster bei Ihnen aktiviert sind, können Sie bspw. in Teams einen Chat öffnen und mit der rechten Maustaste auf eine Person klicken. Erscheint ein "Chat ausklappen/Pop out chat" ist es aktiviert

Forms ist eine nützliche App in Teams, um Umfragen während des Meetings durchzuführen. Wenn Sie die Forms-App im Meeting hinzufügen, wird der Name der App in Umfragen geändert. Darüber hinaus wurden auch einige neue Vorlagen hinzugefügt. Auch die Forms App im Web hat ein Update erhalten. Hier sind neben neuen Vorlagen auch die Startseite überarbeitet worden. Die Vorlagen sind nicht nur für Einsteiger praktisch, auch Fortgeschrittenen erhalten nochmal neue Ideen.

Mac Nutzer können nun, wie Windows User auch, ein lokales Backup von OneNote erstellen.

OneNote auf iOS hat ein Widget erhalten, womit die Bedienung einfacher wird, bspw. um eine neue Kategorie zu erstellen.

Microsoft hat die Richtlinieneinstellung für die Office Preview geändert. Administratoren können nun einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die neuen Features als erstes zu testen. Die Erweiterung beinhaltet, dass nun auch Mac User an der Preview teilnehmen können. Wenn Sie für die Public Preview freigeschaltet sind, erscheint in Ihrer Teams App bspw. ein "P" oben neben Ihrem Profilbild.

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Preview des neuen Outlook für Windows

25. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft Nutzer, die für das Insider Programm angemeldet sind, können das neue Outlook testen, allerdings nur für Windows. Die Preview hierfür wurde am 17.05.22 freigegeben. Microsoft plant die vielen verschiedenen Version wie Outlook im Web, Windows und Mac dauerhaft in einer App zu vereinen: Im "One Outlook". Ob sich jedoch diese Version in die Tat umsetzen lässt? Es braucht alles seine Zeit. Doch erstmal zu den Neuerungen in Outlook, welche jetzt in der Preview sind.

Optisch unterscheidet sich die neue Version nicht von der bisherigen, allerdings kann die Auswahlleiste oben umgestellt werden. An wichtige Mails soll der User erinnert werden, wenn sie nicht beantwortet werden. Sollte keine Antwort notwendig sein, kann der User den Hinweis auf diese Mail manuell deaktivieren. Wie die Auswahl von wichtigen Mails erfolgt, kann leider nicht nachvollzogen werden. Emails können oben angepinnt werden, damit kann der User für ihn wichtige Mails besser im Blick behalten.

Das neue Outlook erhält Loop Komponenten, diese können in Teams Chats oder in Outlook-Emails eingefügt werden. Wenn Sie eine Mail mit einer Loop Komponente versenden, wird bspw. dieses Dokument oder diese Liste immer aktuell gehalten, auch wenn darin nach dem Versand der Mail etwas geändert wurde.

Nun ist es möglich, mit @files ein Dokument anzuhängen. Bisher konnten die User mit @Mention eine Person als Empfänger benennen. Achtung: Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Dokument in der Cloud gespeichert ist! Sie müssen direkt nach dem @ beginnen, den Dokumentennamen einzugeben und erhalten dann die Auswahl der zur Verfügung stehenden Files.

Bei der Terminplanung kann jetzt angegeben werden, ob man persönlich oder "nur" virtuell erscheint. Eingehende neue Mails können in "My Day" per Drag & Drop kopiert werden, damit diese in ToDos und Kalendereinträge umgewandelt werden. Sehr hilfreich, wenn der Vertrieb bspw. Bestellungen per Mail erhält und diese abarbeiten will und Termine eingehalten werden müssen. Mit der neuen Outlook-Kalender-Board-Ansicht können Sie Ihren Kalender individueller gestalten.

"Eine der besten Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu behalten, besteht darin, ihn sauber zu halten und Nachrichten zu priorisieren. Das neue Outlook verfügt über weitere Regeln, mit denen Sie Ihren Posteingang automatisieren können, und Sweep ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Mit Sweep können Sie E-Mails stapelweise verschieben und Regeln auf zukünftige eingehende Nachrichten anwenden. Alle Nachrichten löschen, die von jemandem kommen? Kein Problem! Sie möchten nur die neueste Werbebotschaft behalten, fertig!" so verspricht es Insider.office

Eine nette Erweiterung werden die Antwort-Emojis auf eine E-Mail sein, laut Roadmap sollen diese ab Juli 2022 in die Preview kommen. Einige User lieben sie, andere mögen sie gar nicht. Bei der Frage, ob sie für Emails wichtig sind, werden die User sich wahrscheinlich nicht einigen können. Wenn jedoch eine Mail an einen großen Verteiler geschickt wird, könnte es durchaus praktischer sein, wenn man über die Emojis eine einfache schnelle Rückmeldung erhält.

Die Beta hat noch einige Einschränkungen und beinhaltet auch noch nicht alle Funktionen der Endversion. Was jedoch praktisch ist: Der User kann einfach mit einem Klick von der jetzigen auf die Testversion umschalten und wieder zurück.

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Neues von Microsoft 365 im April

20. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Von der mobilen Teams App kennen es viele User schon: Die vorgeschlagenen Antworten im Chat. Nun sind diese auch in der Desktop App verfügbar. Optimal für schnelle kurze Antworten.

Der Präsenter Modus hat ein Update erhalten! Sie können nun auswählen, ob Sie als Präsenter links oder rechts im Bildschirm angezeigt werden möchten. Die Größe des Präsenters kann ebenfalls angepasst werden und ist in allen Modi verfügbar.

Ihre Outlook Kontakte werden nun in der Teams Telefonie angezeigt. Allerdings nur diejenigen, bei denen eine Telefonnummer hinterlegt wurde. Diese Funktion ist für alle Benutzer verfügbar, denen eine Telefonnummer von Teams zugeordnet wurde. Ihre Telefonnummer sollte Ihnen dann per Mail mitgeteilt worden sein. Sollten sie keine "Teams-Telefonnummer haben, jedoch eine benötigen, sprechen Sie bitte Ihren Administrator an.

Organisatoren eines Kalendereintrages sollen bald direkt beim erstellen des Termins einstellen können , ob Sie zu dieser Zeit verfügbar, beschäftigt oder außer Haus sind. Lt. Roadmap befindet sich diese Funktion in der Bereitstellung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen manuell vornehmen müssen. Bisher ist es in Teams so, dass man bei Terminen beschäftigt ist und als nicht verfügbar angezeigt wird.

Die verbesserter Suchfunktion in Teams gibt es bereits seit März. Hier können die Suchergebnisse nochmals gefiltert werden. So kann im Suchfilter eingestellt werden ob die Suche in einem Chat oder Teams-Kanal stattfinden soll. Ebenfalls kann ein Datum bzw. ein Zeitraum eingegeben werden.

Die Web-App von Teams hat eine Audio-Ausgabe erhalten. Dies war bisher nur der Desktop-App vorbehalten. Es ist vor allem dann praktisch, wenn der User ein Video teilen möchte.

Den Together Mode kennen wir schon lange, hier werden in einem Bild alle Teilnehmer der Besprechung gezeigt, z.B. in einem Hörraum. In der Public Preview befindet sich der Together Mode, den der Organisator für alle Teilnehmer einstellen kann.

ToDo erkennt bald ein Fälligkeitsdatum in einer Beschreibung. Wenn z.B. "neue Vorgaben für die Urlaubsplanung morgen vorlegen" in der Beschreibung auftaucht, dann erkennt das System erkennt "morgen" und ermöglicht die Erstellung einer neuen Aufgabe.

Im Rollout befindet sich die Möglichkeit sich mit mehreren Konten in einer Web-App im Browser anzumelden. Bisher konnte sich der User nur mit einem O365 Konto im Browser anmelden, um dann mit den Applikationen zu arbeiten. Gerade wenn User mit mehreren Konten arbeiten müssen, ist es sehr zeitaufwendig, sich ständig ab und anzumelden. "Von April bis Juni wird diese Funktionalität in weltweiten Umgebungen von Office.com, Word, Excel, PowerPoint für das Web, Outlook im Web, OneDrive für das Web, SharePoint und Microsoft 365 Admin Center eingeführt." lt. Microsoft. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in O365 auf Ihr Profil-Foto klicken und ein weiteres Konto anmelden. ACHTUNG: Sie müssen sich in der Anwendung anmelden und nicht im Web-Browser! Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, kann dies an den Cookie Einstellungen liegen. Hilfe finden Sie auch auf den Seiten von Microsoft

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OneNote im Web – neue Funktionen

21. April 2022 Posted by Gerda Marx

OneNote ist eine Applikation von Microsoft mit vielen Funktionen und Möglichkeiten für ein digitales Notizbuch. Es kann als einzelne Desktop-App, im Web oder auch in Teams genutzt werden. Jeder Nutzer von Office 365/Microsoft 365 kann ein eigenes Notizbuch anlegen, auf das nur er Zugriff hat. Es kann aber auch ein Notizbuch für einen Teams-Kanal angelegt werden, an dem alle Teams-Mitglieder gemeinsam arbeiten können, bspw. zur Vorbereitung von Meetings, Protokoll Notizen etc. Microsoft hat auch hier immer wieder die Funktionen erweitert. Einige neue Funktionen aus dem Februar sind mir erst jetzt aufgefallen.

Hier kommt die erste neue Funktion: Wenn Sie OneNote im Web nutzen, können Sie bspw. wählen, ob Sie nur Lesen möchten oder im Notizbuch arbeiten. Der Lesemodus hat den Vorteil, dass keine versehentlichen Änderungen durchgeführt werden können.

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Microsoft Teams – März update

24. März 2022 Posted by Gerda Marx

Wir haben einige Ankündigungen für Sie zusammengestellt, welche zu Microsoft 365 veröffentlicht wurden.

Teams Connect war auf der Ignite 2021 ein besonderes Thema. Nun ist es in der Public-Preview. Mit diesem Feature können externe Personen zu einem Teams Channel hinzugefügt werden und gemeinsam an Projekten teilnehmen. Das Besondere dabei ist, dass die Externen nicht mehr den Tenant wechseln müssen oder zwei Teams Channels angelegt werden müssen. Alle können in einem Team Channel Daten, Dokumente und Chat nutzen. "Dies vermeidet übermäßiges Teilen und beseitigt die Notwendigkeit, neue Teams zu erstellen, wenn die Zusammenarbeit in bestehenden Kanälen auf andere außerhalb des Teams ausgeweitet werden muss." heißt es in einem Tech Community Blog bei Microsoft. Dabei hat das Unternehmen immer die Kontrolle über die Shared Channels, da diese Funktion erst von den Admins freigeschaltet werden muss.

Loop Components ziehen in Outlook ein. Im Januar 2022 wurden die ersten Loop Components in Teams freigegeben. Damit können Sie gemeinsam mit Kollegen in den Kanälen an Dokumenten arbeiten und diese werden automatisch synchronisiert bei allen Teilnehmern. Office Insider können die Loop Components in Outlook jetzt schon nutzen. Wenn Sie dies ebenfalls möchten, können Sie sich bei Office Insider anmelden.

Die Telefonie in Teams wird weiter ausgebaut. "Teams Phone wird in Kürze mit Operator Connect Mobile in Zusammenarbeit mit einigen der innovativsten Telekommunikationsbetreiber der Welt, darunter BT, Rogers, Swisscom, Telia und Verizon, eine echte Mobile-First-Erfahrung bieten. Dadurch erhalten Sie eine Telefonnummer für Ihre Festnetz- und Ihre Handynummer, unabhängig davon, auf welchem Netzwerk oder Gerät Sie sich befinden. Sie können Anrufe auch ohne Unterbrechungen über Netzwerke und Geräte hinweg verschieben, z. B. wenn Sie von Ihrem Mobilfunkdienst zu Ihrem Büro-WLAN wechseln. Operator Connect Mobile for Teams Phone wird im nächsten Quartal mit ausgewählten Betreiberpartnern in die Vorschau gehen. Weitere Informationen finden Sie im Ankündigungsblog von Operator Connect Mobile." lt. Microsoft

Mit dem Record Studio in PowerPoint können sie Ihre Präsentationen mit Ton verfilmen und bspw. für Schulungszwecke bereitstellen. Die Aufnahmen können Sie teilen und die Kollegen können diese abrufen oder in einem Teams-Meeting präsentieren, ohne das Sie selbst anwesend sind. Folien können auch nach der Aufnahme geändert und für die Aktualisierung exportiert werden. Wie dies genau funktionieren wird, wird Ihnen im Tech-Community Blog und auf der Support Seite von Microsoft erklärt. Das PowerPoint Record Studio ist nun allgemein verfügbar. Ebenfalls für PowerPoint hat Microsoft im September Cameo angekündigt, womit Sie Ihr Videobild in eine PowerPoint Präsentation einfügen können. Cameo soll im zweiten Quartal 2022 verfügbar sein. Da ergibt es natürlich Sinn, dass Microsoft Cameo und das PowerPoint Record Studio verbinden möchte. Diese Kombination soll ebenfalls im zweiten Quartal 2022 zur Verfügung stehen.

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Neues von Microsoft Teams im Februar

4. März 2022 Posted by Gerda Marx

Beim umbenennen eines Teams Channels wird der zugeordnete SharePoint Order umbenannt. Wenn Sie einen Teams Kanal angelegt haben und diesem im Nachhinein einen neuen Namen gegeben haben, hatten Sie bisher das "Problem", dass der SharePoint Ordner nicht automatisch mit umbenannt wurde. Dies hat schon mal für Verwirrung gesorgt, wenn die Teams-Mitglieder Dokumente direkt in SharePoint gesucht haben. Hier hat Microsoft jetzt nachgebessert, lt. Roadmap Nr 72211 wird nun auch der Name in der SharePoint Library automatisch geändert. Die Nachbesserung befindet sich in der Bereitstellung!

Aber ACHTUNG: Dies gilt nur für neue Umbenennungen, bei bereits geänderten Channel-Namen bleibt alles beim Alten!

Das eigene Videobild kann nun ausgeblendet werden. Für einige Personen ist es unangenehm bzw. irritierend, wenn Sie ihr eigenes Videobild bei einer Präsentation sehen. Für diese User hat Microsoft die Möglichkeit geschaffen, das eigene Bild auszublenden.

Die Funktion "Mein Video-Bild spiegeln" wurde bereits im Januar ausgerollt. Dadurch sieht der User sich in derselben Perspektive, wie die anderen Teilnehmer ihn sehen. "Die Funktion 'Mein Video spiegeln' bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die Spiegelung seines Videos aufzuheben und dadurch die gleiche Ansicht wie die anderen Benutzer in der Besprechung zu haben. Durch das Entspiegeln des Videos sieht der Benutzer den Text korrekt. Kein umgedrehter Text mehr im Hintergrund oder beim Halten eines kleinen Whiteboards beim Unterrichten von Grundschulkindern. Diese Funktion ist hilfreich in Galerie-, großen Galerie-, ppt-content-only-Sharing- und ppt-live-Szenarien." heißt es in der Roadmap von Microsoft

Benachrichtigungen und anrufe können Sie in Meetings stumm schalten. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, kann es schon mal nervig sein, wenn Sie während einer Präsentation Nachrichten erhalten. Damit dies nicht mehr vorkommt, können Sie in den Einstellungen von Teams die Benachrichtigungen und Anrufe stumm stellen. Die Nachrichten werden Ihnen zwar weiter zugestellt jedoch ohne aktive Benachrichtigung in Form eines Banners oder Feeds. Um diese Einstellungen vorzunehmen, gehen Sie in den Teams Einstellungen auf die Benachrichtigungen. Unter dem Punkt Besprechungen und Anrufe können Sie die Einstellung aktivieren. Diese Einstellung gilt dann generell für alle Besprechungen.

Microsoft hat für März angekündigt, das auch externe Gäste oder anonyme Benutzer in einer Besprechung das Whiteboard nutzen können. Bisher konnten nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens das Whiteboard nutzen und gemeinsam daran arbeiten. Nun soll es auch Externen während der Besprechung zugänglich sein. Lt. Dr.Windows "…müssen zwei Voraussetzungen erfüllt werden: Der Zugriff muss vom Administrator aktiviert werden – oder besser gesagt, er darf nicht blockiert worden sein, denn standardmäßig wird der Gastzugriff eingeschaltet. Außerdem muss das Whiteboard in OneDrive for Business gespeichert sein, was in Kürze standardmäßig passiert."

Allerdings ist der externe Zugriff nur während des Meetings möglich, nach der Besprechung haben die externen Teilnehmer keinen Zugriff mehr auf das Whiteboard!

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Microsoft setzt auf kollaborative Apps

31. Mai 2021 Posted by Gerda Marx

Die Microsoft Build ist eine Entwicklerkonferenz die einmal im Jahr stattfindet. Vom 25.-27. Mai hatte Microsoft wieder viel für Entwickler vorbereitet. Die Konferenz "Microsoft Build 2021" fand, wie auch schon im letzten Jahr, online statt. Da Hybrid-Arbeit seit dem letzten Jahr für fast alle sehr wichtig geworden ist, hält [...]

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Webinar-Funktion in Teams

7. Mai 2021 Posted by Gerda Marx

Über die neue Webinar-Funktion in Teams haben wir bereits in der Reihe "Ankündigungen von der Ignite Teil 2" berichtet. Mit der Webinar-Funktion können Sie direkt aus Teams heraus ganz einfach Ihre Webinare planen und Einladungen versenden. Diese Funktion wird für folgende Lizenzen zur Verfügung stehen: Office 365/Microsoft 365, E3, [...]

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